I sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti informatici deve poter contare su diverse garanzie, affinché i documenti conservati abbiano valore probatorio e mantengano lo stesso valore legale di qualsiasi altro documento ufficiale cartaceo.

La prima garanzia è proprio la conformità del documento digitale all’eventuale originale analogico, nonché l’autenticità del documento. Vale a dire che si dovrà poter risalire, in modo certo, all’autore del documento e alla data nella quale il documento è stato formato.

I formati e le modalità attraverso le quali vengono salvati i documenti dovranno, inoltre, assicurare l’integrità e la non modificabilità dei dati contenuti.
E fin qui si è parlato delle garanzie che si richiede possano fornire i documenti conservati.

Quanto segue, invece, interessa più strettamente il servizio o la funzione di conservazione sostitutiva, sia essa interna all’azienda o gestita in outsourcing.

Al sistema di conservazione sostitutiva si richiede la garanzia della semplice fruibilità del sistema di conservazione e la possibilità di accesso alle informazioni nel tempo. I documenti conservati dovranno, altresì, poter essere messi a disposizione ai fini di controllo o ispezione da parte degli organi di Stato preposti.
Infine un servizio efficiente di conservazione sostitutiva dovrà garantire sistemi di disaster recovery e di rispetto delle misure di sicurezza previste dal Codice sulla privacy.

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