La trasformazione è in atto ma non ancora conclusa. E quindi documento cartaceo e documento digitale coesistono. Le complessità non mancano. Fortunatamente, nemmeno le soluzioni.

L’archivio ibrido, in molte realtà lavorative, rappresenta un problema. Perché la conservazione di documenti cartacei e digitali comporta non poche complessità, con ricadute spesso negative nell’organizzazione delle attività lavorative. Ma questi problemi possono essere superati: basta ricorrere a soluzioni e tecnologie che ne garantiscano la corretta gestione.

Temi

• La gestione documentale
• La trasformazione degli archivi
• Il ciclo di vita dell’archivio ibrido
• La gestione dell’archivio ibrido
• La conservazione digitale

La gestione documentale

Anche se la trasformazione è in atto, le basi della gestione documentale restano, semplicemente si adattano ai nuovi formati. Che il documento sia cartaceo o digitale, il suo ciclo di vita, dal punto di vista strettamente archivistico, non cambia. E può essere diviso in tre fasi, a ognuna delle quali corrisponde uno specifico tipo di archivio.

1. Archivio corrente

Nell’archivio corrente vengono gestiti i documenti che sono necessari per il disbrigo degli affari correnti. Ognuno dei documenti viene assegnato a una determinata categoria in base ai criteri e alle modalità stabilite nel titolario di classificazione.

2. Archivio di deposito

Quando un documento non è più necessario per il disbrigo degli affari correnti ma deve essere conservato per varie necessità, viene collocato nel cosiddetto archivio di deposito. Questo avviene, ad esempio, perché ci sono documenti che devono essere conservati per un determinato periodo di tempo, così da essere presentati in caso di bisogno.

3. Archivio storico

Infine, i documenti che per disposizioni normative non possono essere scartati e quelli di importanza storico-culturale vengono archiviati in maniera permanente in archivio storico, così da poter essere sempre consultati per motivi di studio o ricerca.

Il ‘passaggio’ dei documenti in queste tre fasi di vita dell’archivio resta lo stesso sia per il documento cartaceo sia per il documento digitale

La trasformazione degli archivi

L’archivio ibrido, per così dire, è sulla linea di confine di una trasformazione ancora in atto.

• Prima della “rivoluzione digitale” (la quale, in linea di massima, è cominciata alla fine degli anni ’90), l’archivio era solo cartaceo. Questo significa che i documenti dovevano essere redatti e conservati servendosi di supporti cartacei.
• Dopo la rivoluzione digitale, negli archivi sono entrati i documenti digitali. Questa trasformazione è stata resa possibile grazie all’evoluzione della tecnologia. Alcuni esempi che rendono evidente la trasformazione che ha coinvolto la produzione dei documenti sono: l’utilizzo sempre più diffuso di software per la redazione di documenti, l’impiego di strumenti di acquisizione ottica per la trasformazione di documenti cartacei in documenti digitali, l’uso della firma digitale in sostituzione di quella autografa e l’utilizzo della marca temporale per associare un riferimento temporale certo e opponibile a terzi.

In altre parole, con l’evoluzione delle tecnologie digitali, da un lato si è assistito alla digitalizzazione dei documenti cartacei, dall’altro alla creazione di documenti nativi digitali. Il risultato è stato che, ormai, in quasi tutti gli archivi coesistono due anime: una cartacea e una digitale.

Negli archivi coesistono anima cartacea e anima digitale

Il ciclo di vita dell’archivio ibrido

Archivio corrente -> Archivio di deposito -> Archivio storico

Questo è il ciclo di vita di un archivio.

• Documento cartaceo. Vive le tre fasi di vita dell’archivio: è collocato fisicamente in un’unità di archiviazione/conservazione sia nella fase d’uso (archivio corrente) che successivamente (archivio di deposito e storico). Può essere gestito con strumenti elettronici e/o cartacei.
• Documento cartaceo dematerializzato. Il documento “nasce” come cartaceo e poi viene trasformato in documento digitale, ad esempio a seguito di un processo di acquisizione ottica. Vive le tre fasi di vita dell’archivio: quando il documento è dematerializzato (e quindi diviene digitale) viene memorizzato in uno storage digitale. Chi ha creato i due documenti, quello analogico e quello digitale suo “derivato”, dovrà gestirli entrambi.
• Documento nativo digitale. Vive le tre fasi di vita dell’archivio: viene prodotto con specifici software, è memorizzato in storage digitali e può essere gestito con sistemi di gestione documentale.

È dalla coesistenza di documenti cartacei e digitali che nascono le difficoltà di gestione dell’archivio ibrido. Difficoltà che, comunque, possono essere superate. A patto, però, di utilizzare le giuste soluzioni e procedure.

La gestione dell’archivio ibrido

La corretta gestione di un archivio ibrido prevede almeno la presenza di tre elementi:

1. Un’organizzazione dell’archivio che faccia ricorso a regole e procedure di gestione documentali efficaci e condivise;
2. Un sistema di classificazione;
3. Un sistema informatico che permetta la gestione e il controllo di processi e documenti.

1. Aspetti organizzativi

Per definire le regole e le procedure di formazione, gestione e conservazione dei documenti (cartacei e digitali) è necessario che il responsabile della gestione documentale rediga due manuali:

• Il manuale di gestione dei documenti;
• Il manuale della conservazione dei documenti.

2. Aspetti archivistici

Stabilire delle regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti è di fondamentale importanza per la creazione di un archivio ordinato. Il sistema di classificazione (anche detto piano di classificazione o titolario) è lo strumento di gestione documentale che consente di aggregare correttamente i documenti sulla base delle funzioni e attività svolte da una determinata organizzazione (il cosiddetto soggetto produttore).

Oltre al piano di classificazione, una corretta gestione documentale prevede l’adozione di:

• Un piano di fascicolazione: prevede le regole di archiviazione e organizzazione dei documenti a partire dalle voci del piano di classificazione;
• Un piano di conservazione dei documenti: prevede fin dalla fase di creazione dei documenti quali dovranno essere conservati in modo permanente e quali dovranno essere scartati trascorsi i termini di legge.

3. Aspetti informatici

Questo, probabilmente, è l’aspetto più complesso. La gestione di un archivio ibrido necessita di soluzioni a supporto dell’organizzazione, della gestione dei documenti e dei flussi documentali. Soluzioni che garantiscano:

• Cattura e acquisizione dei documenti attraverso scanner e piattaforme professionali;
• Registrazione, classificazione e gestione dei documenti e dei flussi documentali con sistemi di gestione informatica dei documenti;
• Conservazione cartacea e digitale: necessità di prevedere locali di archiviazione a norma per la conservazione dei documenti cartacei e sistemi di conservazione digitali conformi al Codice dell’amministrazione digitale e alle attuali regole tecniche per la formazione e conservazione dei documenti digitali.

La conservazione digitale

Nel processo di gestione dell’archivio ibrido, sistemi adeguati per la conservazione digitale dei documenti devono essere previsti fin dalla fase di creazione dei documenti digitali. Occorre pertanto utilizzare formati per la conservazione digitale, e cioè indipendenti da piattaforme tecnologiche, aperti e documentati, standard, non proprietari.

È necessario far confluire i documenti digitali in sistemi di conservazione conformi alle attuali Regole tecniche sulla conservazione digitale (dpcm 3/12/2013), in sistemi cioè che assicurino la conservazione dei documenti digitali grazie a procedure in grado di contrastare l’obsolescenza tecnologica.