Gestione del documento informatico: i 3 pilastri delle regole tecniche

La spinta del legislatore verso la digitalizzazione dei documenti della PA ha prodotto un corpus normativo importante per la definizione delle indicazioni fondamentali relative alla gestione del documento informatico. A partire dalla sua produzione, per terminare con la sua conservazione a norma di legge.

Nonostante le regole tecniche del documento informatico siano pensate principalmente per la dematerializzazione dei processi delle pubbliche amministrazioni, quanto definito nelle regole tecniche valgono anche per i privati che vogliano fare, della conservazione digitale, il regime di conservazione documentale della propria azienda o del proprio studio professionale.

Regole tecniche per la gestione del documento informatico: i 3 pilastri

Regole tecniche per la gestione dei flussi documentali e protocollo – Tali regole sono state pubblicate in GU supplemento ordinario n° 20 del 13/03/2014. Le principali regole:

• Introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale;
• Approfondimento della descrizione dei processi nel manuale di gestione del protocollo informatico;
• Obbligo di pubblicazione del manuale sul sito web (per le PA);
• Obbligo di conservazione giornaliera del registro di protocollo;
• Estensione delle funzionalità minime di protocollo;
• Nuove informazioni nel formato della segnatura di protocollo (introduzione del codice del registro di protocollo);
• Generazione dell’impronta di ciascun documento informatico.

Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici – Introdotte con la pubblicazione nella stessa GU supplemento ordinario n° 20 del 12/03/2014.

In questa occasione sono state specificati:

• I formati del documento digitale da conservare;
• Gli standard e le specifiche tecniche;
• Le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione;
• La definizione dei metadati.

Regole tecniche per la formazione del documento informatico – Con la pubblicazione in GU n° 8 del 12 gennaio 2015, vengono introdotte le nuove specifiche tecniche per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione dei documenti informatici validi sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni. Le regole definiscono:

–          La modalità di formazione del documento informatico;

–          La generazione di copie su supporto digitale di documenti analogici;

–          La creazione di duplicati informatici di documenti informatici;

–          Il trasferimento nel sistema di conservazione (pacchetto di versamento);

–          Le misure di sicurezza;

–          La gestione del documento amministrativo informatico;

–          La generazione e la gestione dei fascicoli informatici, dei registri e dei repertori informatici.

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