La spinta del legislatore verso la digitalizzazione dei documenti della PA ha prodotto un corpus normativo importante per la definizione delle indicazioni fondamentali relative alla gestione del documento informatico. A partire dalla sua produzione, per terminare con la sua conservazione a norma di legge.
Nonostante le regole tecniche del documento informatico siano pensate principalmente per la dematerializzazione dei processi delle pubbliche amministrazioni, quanto definito nelle regole tecniche valgono anche per i privati che vogliano fare, della conservazione digitale, il regime di conservazione documentale della propria azienda o del proprio studio professionale.
Regole tecniche per la gestione del documento informatico: i 3 pilastri
Regole tecniche per la gestione dei flussi documentali e protocollo – Tali regole sono state pubblicate in GU supplemento ordinario n° 20 del 13/03/2014. Le principali regole:
- Introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale;
- Approfondimento della descrizione dei processi nel manuale di gestione del protocollo informatico;
- Obbligo di pubblicazione del manuale sul sito web (per le PA);
- Obbligo di conservazione giornaliera del registro di protocollo;
- Estensione delle funzionalità minime di protocollo;
- Nuove informazioni nel formato della segnatura di protocollo (introduzione del codice del registro di protocollo);
- Generazione dell’impronta di ciascun documento informatico.
Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici – Introdotte con la pubblicazione nella stessa GU supplemento ordinario n° 20 del 12/03/2014.
In questa occasione sono state specificati:
- I formati del documento digitale da conservare;
- Gli standard e le specifiche tecniche;
- Le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione;
- La definizione dei metadati.
Regole tecniche per la formazione del documento informatico – Con la pubblicazione in GU n° 8 del 12 gennaio 2015, vengono introdotte le nuove specifiche tecniche per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione dei documenti informatici validi sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni. Le regole definiscono:
– La modalità di formazione del documento informatico;
– La generazione di copie su supporto digitale di documenti analogici;
– La creazione di duplicati informatici di documenti informatici;
– Il trasferimento nel sistema di conservazione (pacchetto di versamento);
– Le misure di sicurezza;
– La gestione del documento amministrativo informatico;
– La generazione e la gestione dei fascicoli informatici, dei registri e dei repertori informatici.
