Il ciclo del documento, nella gestione documentale, può essere visto come la storia di vita del documento stesso. All’interno del workflow informativo il documento viene creato, scambiato o reso disponibile insieme agli altri documenti a cui è correlato.

Ogni organizzazione ha una gestione documentale propria, che si deve adattare perfettamente al tipo di attività svolta e al tipo di documenti che vengono prodotti o recepiti durante questa attività.

Nella progettazione di un sistema di gestione documentale efficiente, si dovranno prevedere standard di creazione, valutazione e indicizzazione dei documenti a seconda del loro contenuto informativo, dell’autore (sia esso interno o esterno), del contesto documentale in cui sono stati prodotti, del vincolo esistente tra i documenti prodotti nell’ambito della stessa attività o “funzione operativa”.

Una gestione efficiente del ciclo del documento non può essere scollata dal sistema di registrazione, archiviazione, conservazione ed eventuale scarto della documentazione.

La dematerializzazione dei documenti e dei flussi documentali è la base di partenza per la creazione di un sistema di gestione documentale fluido ed efficiente, che riduca i costi amministrativi e i tempi di reperimento e scambio delle informazioni.

Dai modelli utilizzati per la creazione dei documenti fino alla loro conservazione secondo i requisiti legali in vigore, il ciclo del documento digitale può essere gestito da un sistema unico, in grado di “raccontare la storia” di quel documento e di quella informazione.

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