I documenti, in un ente o in un’azienda, sono, per così dire, una medaglia a due facce: da un lato, possono rappresentare un risorsa, in quanto semplificano iter e procedure; dall’altro, basta davvero poco per trasformare la normale routine lavorativa in un caos documentale (cartaceo o digitale poco importa) nel quale raccapezzarsi diventa impossibile.
La gestione documentale: come farla davvero? Questa domanda è fin troppo frequente in po’ in tutti gli ambiti lavorativi, sia privati, sia pubblici. Porsela è, di per sé, già un importante passo in avanti: significa che, internamente, ci si rende conto che gestire i documenti in maniera ottimale migliora l’efficienza e l’efficacia del lavoro di ogni giorno.
La gestione documentale è anche fatta di tante cose. E l’entità delle implementazioni necessarie varia in base alla grandezza dell’ente e dall’azienda. Comunque, in linea di massima, sono tre i livelli possibili di intervento:
- Creazione dei documenti;
- Flussi documentali;
- Conservazione dei documenti.
Temi:
Creazione dei documenti
In principio, c’era solo la carta. Poi è arriva la rivoluzione digitale e le cose sono cambiate. Anzi, a dire il vero, le cose stanno ancora cambiando, anche se è ormai acclarato che l’obiettivo, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, sia “zero carta”, ovvero abbandonare del tutto la gestione documentale cartacea a vantaggio della gestione documentale digitale.
Che i documenti da gestire siano cartacei o digitali, un dato resta: è bene stabilire delle best practice condivise internamente per la creazione dei documenti. In questo modo, indipendentemente dalla/e risorsa/e, tutti i documenti saranno uniformi e potranno essere gestiti più facilmente.
Consiglio n.1 -> Best practice standardizzate per la creazione dei documenti
Regole tecniche del documento informatico
In tema di creazione dei documenti digitali, utilissime indicazioni dalle quali partire sono le Regole tecniche per il documento informatico: obbligatorie nella pubblica amministrazione, applicabili anche nel settore privato, contengono indicazioni per stabilire formazione, caratteristiche e metadati minimi da associare ai documenti informatici.
Flussi documentali
I documenti possono entrare o uscire in o da un determinato soggetto produttivo, come enti o aziende. L’esempio classico è rappresentato dalle fatture, che possono essere emesse o ricevute. Moltiplicando questo esempio per tutte le possibili tipologie di documenti che si possono inviare o ricevere, si capisce perfettamente quanto i flussi documentale richiedano un’accurata gestione.
Consiglio n.2 -> Stabilire qual è l’iter che i documenti devono seguire
Quali sono le persone o gli uffici preposti alla ricezione o all’invio dei documenti? Quali i sistemi di validazione? Chi sono le risorse preposte a controllare che tutto si svolga nella maniera più efficiente?
Consiglio n.3 -> Implementare un sistema di protocollazione
La protocollazione è un concetto estremamente semplice: si tratta, in pratica, di riportare su un registro, in maniera puntuale e precisa, tutti i documenti in entrata e in uscita. Nei diversi campi descrittivi di un protocollo (questo il nome del registro), vengono riportate le informazioni fondamentali su un dato documento, ad esempio:
- Identificativo;
- Mittente;
- Data (di invio o di ricezione);
- Destinatario.
Ovviamente, le informazioni da riportare possono variare in base a esigenze specifiche. E il protocollo può essere sia cartaceo sia informatico.
Conservazione documenti
Ancora una volta, si può ripetere: in principio era solo la carta. Poi è venuto il digitale è ha sicuramente semplificato da un lato e cambiato molte cose dall’altro. Con un solo, incontrovertibile punto fermo: la normativa prevede che determinati documenti debbano obbligatoriamente essere conservati per un determinato periodo di tempo.
Approfondimento: La conservazione dei documenti: per quanto tempo, quali sono, come fare
Ad esempio, i documenti contabili e fiscali devono essere conservati per dieci anni, le dichiarazioni dei redditi per cinque, e così via.
E ora bisogna chiedersi: che tipo di archivio si ha bisogno di implementare?
Archivio digitale
Un archivio informatico è apparentemente più semplice da creare rispetto a uno cartaceo perché lo spazio fisico si annulla a favore dello spazio digitale. Comunque, anche la creazione di un archivio digitale deve essere fatta secondo specifiche regole.
Consiglio n.4 -> In un archivio digitale, è fondamentale trovare le categorie giuste
Archivio cartaceo
L’archiviazione dei documenti cartacei, per quanto abbia diversi punti in comune con la gestione digitale, presenta delle caratteristiche specifiche. Primo accorgimento tra tutti, i documenti cartacei sono molto delicati, si deteriorano facilmente e vanno protetti di conseguenza.
Consiglio n.5 -> Un archivio cartaceo ha bisogno di spazi, dell’utilizzo di un sistema di classificazione, di contenitori e di software specifici per la sua descrizione
Archivio ibrido
In un archivio ibrido, come il nome stesso suggerisce, sono gestiti sia documenti cartacei sia documenti digitali. Questa situazione si crea perché si sta attraversando una sorta di “fase di passaggio” dal cartaceo al digitale.
Consiglio n.6 -> Il fascicolo ibrido deve rispettare le specificità di entrambe le tipologie documentali
A chi rivolgersi
Tutto questo sembra complesso? Be’, non si tratta solo di “sembrare”: è davvero complesso. E, soprattutto, la complessità della gestione documentale s’incrementa man mano che il volume di lavoro o di affari aumenta. Più attività significa più documenti da gestire.
Bucap: esperti di archiviazione documenti e gestione documentale
La soluzione è semplice: rivolgersi ai professionisti del settore. Che sapranno sempre consigliare il modo migliore per implementare un sistema di gestione documentale tanto efficace quanto efficiente.
