Gestione documentale digitale è un concetto che può apparire fumoso, ma fa riferimento a funzioni ben specifiche che vanno a integrarsi al processo amministrativo di un’azienda al passo con i tempi. Sono ancora poche le aziende che fanno ricorso a sistemi strutturati di gestione documentale e, ciò, rappresenta ancora un vantaggio competitivo strategico che fa leva sul risparmio, sull’efficienza, sulla qualità del servizio, nonché sull’immagine aziendale.

Il perno di una gestione documentale moderna è il documento digitale. Per tale motivo, il primo passaggio obbligato per l’avvio di un iter di gestione documentale consisterà nel passaggio dei documenti cartacei in formato digitale.
 
Una volta identificati i documenti interessati dall’iter, siano essi nativi digitali o digitalizzati, si procederà alle fasi successive della gestione documentale:

  • L’inserimento e la condivisione dei documenti nel ciclo di workflow (indicizzazione, protocollazione, fascicolazione…) integrato con i sistemi informativi aziendali;
  • Archiviazione dei documenti in formato digitale;
  • Conservazione sostitutiva;
  • Eventuale invio dei documenti all’esterno dell’azienda tramite fatturazione elettronica o posta elettronica certificata.

Spesso si fa ricorso a specialisti del settore, che possono mettere a disposizione competenze e strumentazioni adeguate per massimizzare i vantaggi che caratterizzano la gestione documentale digitale.

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