Quando affidare la gestione documentale in outsourcing: 5 casi
La gestione documentale è un processo vitale per qualsiasi azienda o ente. Un servizio vitale che può anche essere gestito da terzi. E ci sono cinque casi in cui sarebbe consigliabile ricorrere all’outsourcing.
- Quando gli archivi contengono un’ingente mole di documenti da gestire. La vita di un’azienda, un ente o un’attività in generale è fatta anche di documenti da firmare, redigere, validare, archiviare. Se tale flusso documentale non è gestito correttamente perché troppo oneroso, l’azienda può andare incontro a perdite di efficienza, che si traducono sempre in perdite di guadagni. Un problema che si può risolvere grazie alla gestione documentale in outsourcing.
- Quando mancano internamente le figure professionali. La gestione documentale è un’attività complessa e articolata. Ci sono sistemi e procedure da implementare, caratteristiche da rispettare, una normativa in costante cambiamento da seguire. Ricorrere all’outsourcing per la gestione documentale permette all’azienda di avere a disposizione persone altamente qualificate e di grande esperienza per svolgere questo determinato compito.
- Quando si vuole allocare risorse economiche per altri obiettivi. Le infrastrutture necessarie per l’archiviazione e la sicurezza dei documenti hanno un costo in termini economici che può risultare non di poco conto. Grazie all’outsourcing, tali costi sono completamente a carico di un soggetto terzo. In questo modo, l’azienda potrà risparmiare sui costi di gestione di tali attività, e investire tali risorse economiche in altro modo (come nella promozione o nel miglioramento del prodotto/servizio offerto).
- Quando c’è bisogno di un conservatore accreditato AgID. Complementare alle attività di gestione documentale vi è il processo di conservazione digitale, attività che nella pubblica amministrazione svolge il responsabile della conservazione e possono anche essere delegate a soggetti terzi. In questo caso, però, il soggetto al quale viene delegata l’attività deve essere accreditato presso l’AgID.
- Quando c’è bisogno di consulenza e formazione archivistica. Legislazione archivistica, redazione di titolari, progettazione di Workflow documentali, sistemi di protocollazione: quando mancano le competenze su questi e su diversi altri temi riguardanti la gestione documentale, la consulenza e la formazione da parte di professionisti del settore sono le soluzioni migliori.
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