Gli archivi aziendali possono comporsi di una mole importante di documenti cartacei, tanto da porre il problema della gestione documentale e del reperimento di spazi adeguati alla funzione di stoccaggio dei documenti.

In attesa che i documenti cartacei possano essere eliminati, digitalizzati o riordinati, lo stoccaggio dei documenti di alcune aziende richiede infrastrutture e know how specifici che permettano la corretta e sicura conservazione. Senza dimenticare il reperimento dei documenti che, ove lo stoccaggio sia stato effettuato senza criteri archivistici, può diventare una vera e propria perdita di tempo e inutile immobilizzazione di risorse produttive.

A seconda del core business, dell’organizzazione interna o di un determinato passaggio aziendale, la questione dello stoccaggio dei documenti cartacei può essere un’esigenza più o meno temporanea, che coglie impreparate le strutture dell’azienda. In altri casi, tale funzione può risultare antieconomica per l’azienda, distogliendo importanti risorse strutturali, economiche e lavorative dal core business.

Ad ogni modo, l’azienda ha due possibilità: procedere alla digitalizzazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti o affidare in outsourcing i servizi di stoccaggio dei documenti cartacei.

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