Spesso, gli archivi, se lasciati a se stessi e non gestiti in maniera corretta, diventano un caos in cui risulta difficile, se non impossibile, recuperare il documento o l’informazione di cui si ha bisogno. E tutto questo ha delle ricadute negative sull’efficacia e sull’efficienza di un ente o di un’azienda.
Raccogliere e organizzare le informazioni sono attività fondamentali per qualsiasi business o all’interno di qualsiasi pubblica amministrazione. Informazioni che devono essere sempre reperibili e fruibili in qualsiasi momento. Ecco perché la gestione documentale è così importante. A patto, però, che sia effettuata correttamente, seguendo le migliori best practice e adottato i software più efficienti.
Temi
- Cos’è la gestione documentale
- Il lavoro della gestione documentale
- Gestione documentale in cloud
- Software per la gestione documentale
Cos’è la gestione documentale
Cos’è la gestione documentale: si tratta di un insieme di processi il cui scopo è conoscere e migliorare la connessione fra utenti individuali e aree operative e rendere il workflow documentale più efficace ed efficiente, dalla produzione fino alla conservazione di tutti i documenti. Questo vale sia nel settore pubblico sia nel settore privato.
La corretta gestione del workflow documentale incrementa l’efficacia e l’efficienza di un’azienda o di un ente
Perché conviene gestire i documenti correttamente
| Riduzione dei costi | La gestione di un archivio può rivelarsi onerosa dal punto di vista economico: banalmente, il mantenimento di un archivio fisico o di un archivio digitale ha un costo, ad esempio quello di acquisto della carta o di mantenimento di una risorsa digitale. Ottimizzando i workflow interni, la corretta gestione documentale permette di evitare sprechi e quindi di ridurre i costi. |
| Inalterabilità dei documenti | Un documento opportunamente firmato e validato ha un valore legale. È facilmente intuibile, quindi, quanto sia importante che resti inalterato nel tempo, perfettamente uguale al momento in cui è stato attribuito il suo valore giuridico. Lo stesso vale quando si conservano documenti ibridi: nel caso di copie digitali di documenti cartacei o di copie cartacee di documenti digitali. |
| Disponibilità dei documenti | Capita fin troppo spesso che, in caso di bisogno, non si riesca a reperire e presentare un determinato documento. Grazie alla corretta gestione documentale, tutto questo diventa solo un ricordo: i documenti sono sempre reperibili in maniera semplice e, nel caso di documenti digitali, anche consultabili in qualunque momento. |
L’archivio ibrido
Da quanto detto fino a questo momento, sarà sicuramente emersa una sorta di dicotomia che caratterizza la gestione documentale in questi anni e, probabilmente, lo farà anche nei prossimi: oggi, in praticamente in tutti gli archivi, coesistono sia documenti digitali sia documento analogici, con tutti i conseguenti problemi di gestione che questa cosa comporta.
Si parla, infatti, di archivio ibrido: appunto, un archivio in cui sono conservati sia documenti digitali sia documenti cartacei. Per una sua corretta gestione, il consiglio migliore è affidarsi a dei professionisti che mettano a disposizione la loro esperienza e la loro competenza.
Il lavoro della gestione documentale
In cosa consiste, quindi, il lavoro della gestione documentale? Si può rispondere chiarendo cosa fa l’archivista. E il modo migliore per rispondere è riportare questa definizione di Massimo Laurenzi (responsabile tecnico, archivista e record manager di Bucap):
L’archivista è un artigiano nell’era digitale
Non è soltanto questione di creare un sistema di classificazione coerente e profilato sulle diverse esigenze, fare in modo che tutti i documenti siano archiviati secondo tale sistema, utilizzare tecnologie e procedure adeguate. Conservare documenti, oggi, significa non solo tutelarne l’integrità ma anche pensare alle migliori soluzioni affinché tali documenti siano condivisi tra tutti gli attori che devono averne accesso.
Gestione documentale in cloud
I vantaggi garantiti dal cloud computing sono diversi: servizi altamente personalizzati, possibilità di poter accedere in qualunque momento al servizio richiesto, scalabilità, massima tracciabilità delle attività svolte. Tutti elementi che stanno cambiando e cambieranno sempre di più anche la gestione documentale.
La gestione documentale in cloud richiede specifici software
Con la gestione documentale in cloud, è possibile consultare, modificare e condividere documenti in qualsiasi momento, basta avere un device connesso alla Rete e con i privilegi per accedere a un dato archivio digitale. E per riuscirci, risulta fondamentale utilizzare degli specifici software.
Software per la gestione documentale
In un mondo sempre più digitalizzato, i software per la gestione documentale rappresentano un valido se non imprescindibile aiuto per l’archiviazione dei documenti. Software come questi quattro, che potrebbero essere considerato un po’ i “ferri del mestiere” della gestione documentale, ognuno dei quali svolge delle funzioni ben precise.
1. Piuma
Realizzato interamente da Bucap, Piuma è un software leggero, flessibile e affidabile che semplifica uno degli aspetti più complessi e articolati se si parla di gestione documentale: il protocollo informatico, ovvero l’insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT impiegato per la corretta gestione dei documenti.
La corretta implementazione di questo software permette all’azienda di evitare problemi come malfunzionamenti e perdita di efficacia ed efficienza, tutti inconvenienti che possono avere delle serie ricadute sul livello di produttività.
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2. Alfresco
Bucap è system integrator della piattaforma di content & document management Alfresco. Si tratta di un software il cui scopo è aiutare aziende e pubbliche amministrazioni a migliorare la gestione e soprattutto la condivisione dei dati, siano essi documenti, immagini, filmati, eccetera.
La funzione di Alfresco è automatizzare i processi interni basati sulla creazione/condivisione di dati e documenti, così da incrementare l’efficienza e fornire un servizio migliore. Inoltre, Alfresco è una piattaforma ECM completa e cloud connected, quindi è possibile lavorarci praticamente ovunque.
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3. Pentaho
Piattaforma di business intelligence open source: ecco cos’è Pentaho. Si tratta della soluzione per gestire in maniera ottimale il data warehouse, ovvero quell’insieme di informazioni e dati che rappresentano il vero cuore di un’azienda o un ente, la loro unicità, il loro vantaggio competitivo.
Pentaho permette di razionalizzare e utilizzare al meglio tale unicità, così da permettere a chi lo utilizza di differenziarsi dagli altri attori che, in uno stesso mercato, forniscono un medesimo servizio.
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4. Ephesoft
Ephesoft è una piattaforma per la cattura multicanale, auto classificazione ed estrazione dati, di cui Bucap è system integrator dal 2013. Completamente open source, Ephesoft permette di estrapolare ed elaborare dati unicamente in base alle necessità dell’ente o dell’azienda che lo utilizza. Si integra perfettamente con altri sistema di content & documenti management come Alfresco.
