La gestione dei flussi documentali è un insieme di funzionalità votato alla massima efficienza per la creazione, conservazione e condivisione dei contenuti. La sua struttura partecipa principalmente di tre elementi fondamentali: l’organigramma aziendale, i documenti e i dati e il processo attraverso cui gli ultimi si muovono e forniscono di contenuti il primo. Sostanzialmente, quindi, la gestione dei flussi documentali di un’azienda passa attraverso due momenti, distinti, ma inscindibili l’uno dall’altro.

Da una parte vi è un archivio documentale, il pilastro di tutta la gestione perché contiene in se i dati relativi all’organigramma e i documenti stessi; dall’altra vi è un workflow ovvero un processo che gestisce il flusso di questi documenti sulla base di quanto stabilito dall’archivio documentale. Ovviamente, quindi, per la creazione di un workflow ottimizzato per la gestione dei flussi documentali è necessario prima aver stabilito un archivio documentale digitale, come d’altro canto dopo aver stabilito quest’ultimo è utile creare un sistema di condivisione semplice ed immediato.

La buona realizzazione di un sistema di gestione dei flussi documentali, benché presenti i suoi vantaggi in modo graduale e possa sembrare anche un ché di invasivo nella normale gestione di un’azienda, rappresenta, nel lungo termine, un vantaggio importantissimo per le aziende. I processi ottimizzati consentono infatti di risparmiare tempo e denaro nella condivisione dei documenti che oramai ha raggiunto l’automazione.

Approfondimenti
Gestione dei flussi documentali

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