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La gestione in outsourcing dei flussi documentali

Le aziende di piccole e grandi dimensioni possono avere necessità di gestire grandi flussi documentali, sia digitali sia cartacei. In alcuni casi, la gestione dei documenti può essere demandata all’esterno dell’organizzazione aziendale. Tale scelta può essere effettuata sulla base di valutazioni strategico-gestionali o meramente economiche.

La gestione dei flussi documentali è una funzione che può essere riassunta di due attività fondamentali per la movimentazione dei dati aziendali:

–          Il workflow documentale

–          L’archiviazione digitale

Due funzioni che è bene mantenere integrate per evitare discrepanze tecniche, logiche o professionali che possono portare allo stallo del processo o, nel peggiore dei casi, alla perdita di preziose informazioni.

Nel caso del passaggio a un sistema di documentazione digitale e di riorganizzazione aziendale sulla base di un workflow informatico ci si trova spesso davanti a una mole di lavoro imponente, che richiede l’ausilio di professionalità specifiche. Per tale motivo, in questo delicato frangente della vita di un’azienda, si ricorre all’affiancamento di professionisti specializzati, in grado di guidare il processo di trasformazione dal cartaceo al digitale, di fornire le adeguate infrastrutture fisiche e informatiche, ma anche di traghettare il manager o l’imprenditore verso un sistema efficiente e longevo.

Il rapido accesso alle informazioni, l’abbattimento dei costi legati alla documentazione (in termini di spazio e di gestione del personale) e il miglioramento degli standard di sicurezza dei dati, ripagheranno fin da subito chi ha scelto di entrare nell’era della gestione digitale dei documenti.

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