Le norme antiriciclaggio si sono fatte stringenti anche per quanto riguarda la conservazione documentale. Il ministero dell’Economia ha definito, in una nota alla Fimaa (Federazione italiana mediatori e agenti d’affari), le specifiche alle novità introdotte sul tema dall’ultima Finanziaria, con riferimento agli agenti immobiliari e i mediatori creditizi.

Tra le altre cose, è loro richiesto di istituire (o mantenere per chi già lo ha fatto) un Archivio unico informatico per la condivisione di informazioni che potrebbero risultare fondamentali nella lotta al riciclaggio di denaro. Inoltre, si richiede la conservazione dei documenti che riguardano tutte le pratiche relative all’accertamento della clientela, le scritture private e le copie dei documenti d’identità.

Tali adempimenti sono previsti anche per i contratti di locazione e per quelli di cessione aziendale (che nella vecchia normativa risultavano esclusi).

La conservazione documentale d’obbligo è prevista per un periodo di 10 anni a decorrere dalla conclusione del contratto e non dal momento del conferimento dell’incarico.

Per questo, molti professionisti fanno ricorso alla conservazione documentale sostitutiva. Il prolungato tempo richiesto dalla normativa per l’archiviazione delle carte relative alla transizione, infatti, richiede la disponibilità di grandi spazi e di cura nel mantenimento degli atti affidati ancora a materiali altamente deperibili.

La conservazione documentale sostitutiva segue protocolli ben specifici e a norma di legge che permettono una riconoscibilità giuridica degli atti digitalizzati che hanno sostituito gli originali cartacei.

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