Il nuovo Codice di Amministrazione Digitale (CAD) ha identificato il ruolo del conservatore accreditato (art 44-bis, comma 1 CAD) quale soggetto privato o pubblico che svolge l’attività di conservazione sostitutiva. A tale soggetto dovrà essere riconosciuto e certificato, da parte di DigitPA, il possesso di specifici requisiti di qualità e sicurezza.
Ad esso potranno rivolgersi amministrazioni pubbliche e private per avviare e gestire un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge.
Per ottenere tale certificazione, i conservatori dovranno poter contare su sistemi di archiviazione, strutturali e di workflow, rispondenti alle nuove regole tecniche (ad oggi indicate nelle bozze di regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e sistema di conservazione dei documenti prodotte il 05/08/2011 da DigitPA).
Sulla base di queste norme tecniche, i servizi di conservazione documentale sostitutiva accreditati devono, tra l’altro, garantire interoperabilità affinché i pacchetti di archiviazione possano essere gestiti da sistemi differenti da quello che li ha prodotti.