Ancora un passo avanti verso la digitalizzazione e la conservazione sostitutiva documenti è stato compiuto dal sistema Italia. Da pochi giorni, infatti, l’Agenzia delle Entrate permette l’utilizzo degli archivi informatici per le comunicazioni obbligatorie delle aziende al Fisco. L’obbligo di conservazione dei documenti fiscali non viene meno, ma cessa la loro conservazione fisica per far posto alla conservazione sostitutiva. In poche parole è ora possibile comunicare al Fisco i propri documenti inviandone telematicamente il formato digitale e mantenendo il documento all’interno di un archivio esso stesso digitale. Tutto più comodo quindi, oltre che meno dispendioso.

Il nuovo metodo di comunicazione al Fisco, fondato sulla possibilità di effettuare una conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, prevede oltre alla comunicazione dell’impronta digitale anche quella dei dati identificativi dell’interessato della comunicazione stessa, del responsabile della comunicazione, dell’elenco dei documenti cui si riferisce l’impronta, del luogo dov’è conservata l’evidenza informatica dell’impronta trasmessa e della marca temporale apposta all’archivio. In poche parole la comunicazione dei documenti fiscali digitalizzati accede ad un livello di sicurezza quanto mai pari a quello fornito dai supporti fisici.

Questo rappresenta un passo importante in merito all’attuazione di quanto disposto il 23 Gennaio 2004 sulla conservazione documentale fiscale e sulla riproduzione su diversi supporti della stessa documentazione per l’eliminazione dei supporti cartacei.

Su questa strada, le aziende in futuro potranno snellire sempre più i processi legati alle comunicazioni con il Fisco e accedere a dei notevoli risparmi in termini operativi e in termini di costi legati a quelle stesse operazioni.

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