L’archivio, soprattutto se stiamo parlando dell’archivio di un ente pubblico e istituzionale, costituisce un patrimonio culturale di inestimabile valore. Questo può rappresentare la fonte più attendibile per le ricerche sulla storia dell’ente stesso e delle sue relazioni con l’esterno. L’archivio è quindi una risorsa che deve garantire una grande facilità di accesso ai documenti, per questo motivo è molto importante organizzarli e gestirli in modo appropriato. Spesso tuttavia, proprio perché fonte diretta di informazione si pone lo sguardo solo allo status dell’archivio storico, dimenticandosi della gestione dell’archivio corrente e di deposito. Anche se è innegabile che la fruizione dell’archivio si concentri quasi esclusivamente sulla sua parte storica non va dimenticato che il corrente e il deposito sono i contenitori di tutti i documenti che poi diverranno parte dell’archivio storico.

L’archivio come organismo quindi ha bisogno di essere curato in tutte le sue fasi per garantirne, infine, uno stato ottimale complessivo. Uno dei più grandi archivisti di tutti i tempi Giorgio Cencetti, nel 1939 scrisse: c’è una ” impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio protocollo dall’archivio, l’archiviazione corrente da quella di deposito: tutto è semplicemente archivio”. Sullo stesso motivo Leopoldo Sandri: “le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione”.

Insomma l’archivio storico è solo l’ultimo stadio di un processo che necessita di premesse ottimali per presentarsi come vero e proprio patrimonio documentale. In un sistema ideale, i documenti relativi a processi conclusi, dall’archivio corrente sono passati per la fase dell’archivio di deposito e successivamente, dopo un’opportuna operazione di scarto, sono confluiti all’archivio storico. 

Bucap si occupa della piena gestione di questi processi al fine di garantire una conservazione controllata in ogni fase, in ottemperanza alla normativa vigente in merito.

Approfondimento
Archivi correnti, Archivi di deposito, Archivi storici

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