Il lato oscuro del “gratis”: le insidie dei servizi di conservazione digitale gratuiti

Con l’avanzare inesorabile della digitalizzazione documentale, aumentano i servizi gratuiti che permettono di conservare ogni tipo di documento: dalle foto fino alle fatture elettroniche. Un’opportunità allettante soprattutto per il privato, che può usufruire di servizi di storage in cloud senza sborsare nulla. Anche le aziende che si appoggiano ai servizi di storage e file sarin non sono poche. Tuttavia, la convenienza economica nasconde alcune insidie che è bene conoscere per valutare l’opportunità di affidare i propri documenti più preziosi a tali servizi.

La completa gestione dei documenti non è in mano vostra – Per quanto una società che fornisce servizi di storage di documenti digitali a titolo gratuito possa essere trasparente, il fatto che i dati aziendali o personali non siano in mano vostra o non siano coperti da garanzie tangibili dovrebbe mettere in allerta.

Gratis non vuol dire sicuro – Il solo possesso di una password e l’osservanza delle migliori prassi di sicurezza lato user non salvano gli utenti dei grandi servizi di storage gratuito dai cyber attacchi. Sono proprio i grandi nomi e il volume di file al quale si può accedere forzando le difese che rendono questi servizi appetibili agli hacker. Nel caso in cui ciò avvenisse, quali responsabilità sono per policy in carico al gestore del servizio?

Supporto – Nel caso si verificassero problemi con l’accesso ai vostri documenti, a chi chiederete aiuto?

Sotto quali legislazione sono conservati i vostri dati – Si pensi solo alle normative sulla privacy: le leggi europee differiscono molto da quelle statunitensi in fatto di conservazione dei dati di clienti. Tale aspetto potrebbe esporre a violazione di legge. Sapete dove i dati della vostra azienda risiedono legalmente?

Documenti non disponibili – Potrebbe essere imbarazzante, quando non rappresentare un vero e proprio danno economico, scoprire che per un non meglio specificato “momentaneo disservizio” non si può accedere ai dati necessari per il business. Chi risponde di un disservizio in caso di prestazione a titolo gratuito?

Quando si tratta di business continuity e privacy il risparmio espone a rischi seri. Per lo storage e il backup, soprattutto quando sono offsite, è necessario affidarsi a servizi professionali e garantiti che mettono al riparo dai rischi connaturati ai servizi gratuiti di conservazione digitale. Per tutelare tutti gli utenti, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha istituito il riconoscimento degli enti accreditati per il servizio di Conservazione digitale a norma che impone rigidi criteri di selezione e accreditamento. Bucap è conservatore accreditato AgID.

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Conservazione documentale: servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.

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