Come può un’azienda ottimizzare, velocizzare e infine rendere massimamente efficienti i propri processi interni? Sicuramente la riduzione dei tempi operativi e, anche conseguentemente, dei costi è l’obiettivo di chi si pone questa domanda.

Di fronte a questa domanda non si può non prendere in considerazione il processo, trasversale a tutte le funzioni e le aree aziendali, che riguarda la gestione e la condivisione dei documenti. Se sintetizziamo, quindi, questa esigenza con mezzi di cui disponiamo al giorno d’oggi, la risposta alla necessità espressa nella domanda sembra facile e scontata: dematerializzare, prediligere documenti digitali originali e informatizzare il flusso dei documenti. I documenti digitali, supportati da una buona rete di servizi IT come intranet aziendali e piattaforme di file sharing, possono acquisire una facilità d’accesso e di condivisione molto rilevante ai fini dell’efficienza totale dei processi interni all’azienda stessa.

Le fasi del processo di ottimizzazione che potrebbe intraprendere la suddetta azienda sono due: una fase di acquisizione digitale tout court dei documenti e una fase organizzativa del sistema di condivisione.

All’interno della prima delle due fasi possiamo ancora fare una distinzione. Se da una parte possiamo riconoscere ancora un largo utilizzo del cartaceo e quindi dobbiamo ammettere la necessità di un processo di scannerizzazione, dall’altra dobbiamo già confrontarci con un fortissimo flusso di documentazione in ingresso da fax ed email. Per le seconde il problema dell’acquisizione digitale del documento è un problema quasi del tutto superato: esse veicolano documenti già digitalizzati, in genere in formato PDF. In realtà anche per questi documenti, all’acquisizione e all’archiviazione , va preposto un processo di certificazione tramite firma digitale. Solo così si può essere sicuri che quello provenga da fonti certe e non risulti modificabile nel tempo, cioè mantenga al fine la sua validità.

Altro discorso si deve fare per l’acquisizione della documentazione via fax. La pratica è ancora molto diffusa poiché si tende a considerare ancora il fax come mezzo più adatto alla trasmissione di documenti di rilevanza in quanto a sicurezza della comunicazione e affidabilità. Per questo tipo di acquisizione, quindi, si consiglia vivamente l’utilizzo di alcuni software piattaforma in grado di gestire elettronicamente i fax. Questo, che comporta la possibilità di una totale gestione del mezzo fax dal PC, oltre ad ottimizzare tempi e costi, facilita, come si può ben immaginare, il processo di catalogazione e archiviazione.

Come detto, tuttavia, esiste ancora molta comunicazione cartacea. Un’azienda che gestisca grandi quantità di documentazione fisica dovrebbe quindi provvedere a digitalizzare questi documenti attraverso una scannerizzazione. Ma non basta, essa deve poter garantire anche l’accesso ai singoli dati catturati in immagine. Per questo a sostegno del processo di scannerizzazione è auspicabile che entri in azione un software di “data-capture” automatico o semi-automatico che permetta, a chi di ruolo, di estrapolare i dati utili.

Se in fase di acquisizione dati ci si è assicurati la dematerializzazione di tutti i documenti, va ora implementata la fase successiva: la creazione di un sistema di gestione documentale, indirizzamento e condivisione dell’informazione digitalizzata.

Perché il sistema sia efficiente ci si dovrà dotare di una Repository documentale appoggiata ad una rete di connessioni (Internet o intranet). In questo modo, sarà possibile attivare dei processi di versioning, utile per gestire i documenti condivisi dai team di lavoro e un routing all’interno dell’azienda, rendendo accessibili le informazioni sulla base dei ruoli degli utenti.

Ecco una breve descrizione di un processo completo di Conservazione Sostitutiva.

Approfondimenti:
https://www.bucap.it/servizi/digitali/conservazione-digitale

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