La protocollazione a norme AIPA (ora CNIPA) consente ai processi di conservazione e archiviazione documentale l’automatizzazione dei processi normalizzato sulla legge in vigore nello stato italiano.

Soprattutto per le aziende che si trovano a gestire grandi quantità di documenti, un servizio che permetta di attribuirne, nel momento dell’acquisizione, un numero di protocollo tramite il quale gestire il flusso di documenti può diventare un grande vantaggio. In altre parole, la protocollazione a norme AIPA o CNIPA, acronimo che oggigiorno ha sostituito il primo, e l’assegnazione di un numero di protocollo sia al documento originale cartaceo che al nuovo digitalizzato acquisito, permette una gestione automatizzata dei flussi documentali relativi al protocollo stesso.

L’applicazione, quindi, di un numero di protocollo ai documenti acquisiti digitalmente o, propriamente, dematerializzati, consente ad aziende che gestiscono flussi documentali di rilievo, l’implementazione di sistemi come ERP e SAP per la più facile gestione degli archivi sostitutivi.

Negli ultimi tempi, inoltre, la pratica, per facilità d’accesso conferita alla gestione degli archivi digitali di documenti e per il risparmio in tempi e in costi di gestione cui da adito, viene sempre più presa in considerazione anche da aziende di medie e piccole dimensioni. Il vantaggio maggiore è dato dal poter affidare completamente in outsourcing il servizio, rendendo il costo budgetizzabile e sotto controllo, e responsabilizzando l’azienda che fornisce il servizio.

Approfondimento
Protocollazione norme AIPA

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