Il famoso processo di conservazione sostitutiva, oramai avanguardia e, speriamo presto, standard per la gestione documentale aziendale, ha conosciuto, negli ultimi tempi, delle riforme importanti.

Una di queste regola la validità dei documenti prodotti dal processo di conservazione sostitutiva rispetto alla loro durata nel tempo. Come forse saprete, un documento prodotto per smaterializzazione o dematerializzazione, viene reso sicuro e immutabile grazie all’apposizione di una firma digitale. Questa consiste in un sistema di dati crittografati che permette al proprietario del documento di rendere manifesta e verificabile la provenienza e l’integrità del documento.

Fino al 6 Giugno 2009, il provvedimento che regolava l’apposizione della firma digitale durante il processo di conservazione sostitutiva dei documenti nei suoi termini temporali, era molto limitante. La validità della firma digitale era, infatti, subordinata alla validità di uno specifico certificato qualificato, solitamente triennale. Così è nata una prima marca temporale che donava ai documenti provenienti dal processo di conservazione sostitutiva una validità quinquennale. Tale validità era garantita da una data e un’ora certa opponibile a terzi, inserita nel documento digitale.

Quel quadro normativo prevedeva che i documenti contrassegnati venissero conservati in appositi archivi informatici per non meno di 5 anni; terminato questo periodo i documenti avrebbero rischiato di perdere la loro validità, in quanto, terminato il periodo di conservazione, il marchio temporale non avrebbe più avuto rilevanza.

Con l’ultimo decreto firmato dal Presidente del Consiglio del 30 marzo 2009 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 9 Giugno dello stesso anno, è entrata in vigore la nuova normativa che regola e risolve il problema della durata della validità di un documento informatico.

Ad ora, quindi, un documento risultato dal processo di conservazione sostitutiva, grazie al nuovo marchio temporale avrà una validità garantita di almeno 20 anni.

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