Nell’ambito della conservazione sostitutiva e dell’archiviazione e trasmissione dei documenti informatici, quando si parla di evidenza informatica si fa riferimento a un file in formato XML. Questo file è altresì chiamato Indice di conservazione o file di chiusura, poiché è il file che viene prodotto in chiusura del processo di conservazione.

Il termine “evidenza informatica” nella normativa viene utilizzato, per la  prima volta, nel DPR 10 novembre 1997 n° 513 “Regolamento contenente i criteri e le modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici”. Nel decreto, con questo termine, s’intende genericamente: “una sequenza di simboli binari che può essere elaborata da una procedura informatica”.

Le regole tecniche di conservazione sostitutiva hanno specificato che l’evidenza informatica può essere rappresentata da un documento, una raccolta di documenti conservati o dalle impronte informatiche degli stessi dove, quest’ultimo termine, sta per insieme delle informazioni fondamentali relative ai documenti conservati. Sull’evidenza informatica si può apporre la firma digitale e la marca temporale in luogo dell’apposizione di firma e marca sui singoli documenti avviati a conservazione sostitutiva.

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