Tra le modalità previste per la tenuta del Libro unico del Lavoro si prevede, in alternativa alla conservazione classica su stampe cartacee, la conservazione su supporti magnetici. È quanto viene indicato espressamente nel Decreto del Ministero del Lavoro (9 luglio 2008).

Nel caso venga scelta la conservazione sostitutiva, ciascuna scrittura del Libro unico del Lavoro dovrà essere registrata in file distinti e dovrà essere collegata alle precedenti registrazioni. Tale tipo di conservazione digitale dovrà poter garantire gli elementi fondamentali tipici della conservazione sostitutiva:
consultabilità;
inalterabilità dei dati;
integrità dei dati.

In più, le registrazioni del Libro unico del Lavoro digitale dovranno avere un ordine cronologico, secondo quanto indicato nelle regole tecniche illustrate dall’art. 71 del Decreto legislativo n° 82 del 7 marzo 2005.

Una volta ottenuta la comunicazione scritta da parte della direzione provinciale del lavoro competente, il Libro unico del Lavoro sottoposto a conservazione sostitutiva è sottratto agli obblighi di vidimazione.

Nonostante il Libro unico del Lavoro sia un documento rilevante ai fini fiscali, qualora esso sia stato avviato a conservazione sostitutiva, l’impronta del suo archivio non dovrà essere trasmessa al Fisco in fase di dichiarazione dei redditi.

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