Efficienza ed economicità. Questi sono i due criteri con cui un processo di archiviazione fisica dei documenti deve misurarsi. La definizione di essi è stata emanata tramite normativa e tutti le fasi del processo suddetto devono ad essi rapportarsi. Per questo motivo aziende specializzate si preoccupano di assicurare un servizio di archiviazione in outsourcing responsabilizzandosi sulla buona riuscita di ogni singolo momento del processo di archiviazione, dal ritiro dei documenti del cliente fino alla loro eventuale consegna agli Archivi di stato o all’attività di macero.

Tuttavia questi sono solo gli estremi di una catena di attività ben più ampia che comprende al suo interno la catalogazione, la classificazione e l’archiviazione dei documenti secondo le fasi della loro vita. Proprio in quest’ultimo momento risulta molto importante l’intervento di professionalità specializzate nella gestione dell’archiviazione fisica. Ogni documento, nella fase che qui stiamo trattando, è dotato di una vita ovvero: lo scopo della sua archiviazione non è univoco durante tutto il tempo della sua conservazione e per ogni fase nasce una necessità differente di condivisione e accessibilità alle informazioni in esso contenuto.

Così le aziende che forniscono in outsourcing il servizio, si preoccupano di fornire ai propri clienti un sistema di Information Technology misurato sulle esigenze di conservazione e condivisione espresse dalla situazione contingente, curata fino al minimo dettaglio. In questo senso le migliori aziende di outsourcing archivistico hanno sviluppato le proprie competenze in ogni settore legato allo stesso processo, tanto da arrivare a definire la stessa composizione dei contenitori per la conservazione.

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Archivizione Fisica

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