La conservazione documentale necessita di indicazioni e best practice ben precise. Solo in questo modo è possibile archiviare i documenti in maniera ordinata ed efficiente. E avere la certezza che possano essere prodotti in qualsiasi circostanza.

Le linee guida per la conservazione dei documenti informatici sono un indispensabile strumento per la Pubblica Amministrazione. Al riguardo, ci sono cinque importanti aspetti che vale la pena approfondire per utilizzare tale strumento al meglio.

Temi:

• Le linee guida dell’AgID: il testo integrale
• Conservazione digitale dei documenti
• Conservazione digitale: la normativa
• Le regole tecniche del documento informatico
• Le linee guida del CAD

1. Le linee guida dell’AgID: il testo integrale

Come si può leggere nell’articolo 40 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82):

Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.

Il cambio di paradigma sancito da questo decreto legislativo è stato, semplicemente, epocale. Perché è stato, in un certo senso, il vero inizio del processo di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione: l’abbandono della carta a favore degli strumenti digitali per quanto riguarda la formazione e la conservazione dei documenti.

Qui è possibile consultare il testo integrale delle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici promosse dall’AgID.

Le linee guida in breve

Capitolo 1	Il documento informatico: evoluzioni tecnologiche, normative e procedurali
Capitolo 2	La conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici
Capitolo 3	Organismi di tutela e vigilanza
Capitolo 4	Requisiti per la conservazione a norma e termini di adeguamento dei sistemi esistenti
Capitolo 5	Le procedure di accreditamento
Capitolo 6	Il sistema di conservazione: modelli di riferimento
Capitolo 7	Attività preliminari del soggetto produttore
Capitolo 8	Attività del soggetto produttore nel caso di affidamento del servizio di conservazione
Capitolo 9	Allegati

2. Conservazione digitale dei documenti

Va da sé che un documento prodotto direttamente con strumenti digitali necessiti anche di adeguati sistemi di conservazione. Ed è per questo che, nella Pubblica Amministrazione, la conservazione digitale dei documenti è obbligatoria e tutte le PA devono adeguarsi in tal senso.

Cos’è la conservazione digitale

Si tratta dell’insieme di attività e processi che mirano a garantire l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici. È importante sottolineare non solo l’aspetto dell’archiviazione ma anche, se non soprattutto, quello dell’autenticità.

La conservazione digitale garantisce che il documento resti inalterato nel tempo.

Il processo di conservazione

Affinché i documenti possano essere conservati e mantenuti validi nel tempo, il processo di conservazione deve prevedere:

• Formazione dei pacchetti di archiviazione (PdA);
• Generazione dell’indice dei pacchetti di archiviazione (iPdA);
• Sottoscrizione dell’iPdA con firma digitale e marca temporale;
• Memorizzazione del PdA;
• Registrazione del processo di conservazione.

Inoltre, per fare in modo che il processo di conservazione si mantenga valido nel tempo, è buona prassi creare duplicati o copie dei documenti. Infine, bisogna prevedere l’attività di scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei tempi previsti dalla legge per la conservazione dei documenti.

Conservatori accreditati AgID

Se internamente mancano le competenze e le tecnologie per procedere, è possibile ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing. Nel caso specifico delle pubbliche amministrazioni, le PA, per l’esternalizzazione della conservazione digitale, possono rivolgersi esclusivamente ai conservatori accreditati AgID.

3. Conservazione digitale: la normativa

La conservazione digitale deve essere a norma, ovvero svolta in ottemperanza della relativa normativa. Al riguardo, i principali riferimenti sono:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa;
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali;
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
• Regolamento (UE) n. 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

4. Le regole tecniche del documento informatico

Per fare in modo che un documento possa essere conservato e archiviato secondo tutti i migliori dettami e le più efficaci best practices della conservazione digitale, occorre che siano seguite alla lettera le regole tecniche sul documento informatico. Regole che riguardano, principalmente:

Formazione del documento	Utilizzo di software appositi – Acquisizione per via telematica, su supporto informatico, della copia per immagine di un documento analogico, per creazione di una copia digitale di un documento cartaceo – Registrazione informatica di processi di condivisione/comunicazione dati – Raggruppamento di una serie di dati o registrazioni
Formati	Testi: DOC, HTML, PDF Fogli di calcolo: XLS; Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG File audio: MP3, WAV Video: MPG, MPEG, AVI, WMV File eseguibili: EXE Archiviazione e compressione: ZIP, RAR Email: SMTP/MIME
Metadati minimi	Identificativo – Data di chiusura – Oggetto – Destinatario

Occorre specificare che, appunto, queste sono solo una sintesi delle disposizioni contenute nelle regole tecniche: le indicazioni dettagliate e complete sono molto più numerose e potrebbero cambiare di anno in anno di pari passo con la normativa.

5. Le linee guida del CAD

Secondo le disposizioni dell’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale, il CAD, l’AgID deve adottare le Linee guida contenenti le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del Codice stesso. Questo significa che fintanto che l’’AgID non adotterà tali Linee guida, resteranno in vigore le attuali regole tecniche. Per approfondire, si rimanda al testo integrale del Codice dell’amministrazione digitale e al sito web Agid.gov.it.