La gestione documentale è sempre un aspetto delicato. Perché deve essere portata avanti in modo da garantire il corretto funzionamento di un ente o un’azienda, e allo stesso tempo facilitare sia la conservazione dei documenti sia il loro recupero in caso di necessità.

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno fatto chiarezza e razionalizzato diversi aspetti riguardanti la gestione dei documenti informatici nella pubblica amministrazione.

Temi:

• AOO e protocollo informatico
• Aggregazioni documentali e archivio
• Il responsabile della gestione documentale
• Linee Guida sulla conservazione

AOO e protocollo informatico

Per quanto riguarda la gestione dei documenti informatici della pubblica amministrazione, le Linee guida AgID individuano, in un certo senso, due grandi ambiti, i quali sono più direttamente coinvolti: si tratta delle AOO e del protocollo informatico.

AOO

Tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute a individuare al proprio interno delle AOO, aree organizzative omogenee:  si tratta di un insieme di uffici che lavorano in maniera coordinata e unitaria della documentazione al fine di svolgere la loro funzione o la loro attività.

Per ciascuna area organizzativa omogenea, la pubblica amministrazione deve individuare un responsabile della gestione documentale (di cui si dirà più avanti in maniera più approfondita) e un suo vicario. Entrambi devono essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Protocollo informatico

• Il protocollo. Come si può leggere nel capitolo 3 delle Linee guida, “la registrazione informatica dei documenti è rappresentata dall’insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi al documento informatico al fine dell’identificazione univoca di tutti i documenti prodotti e acquisiti”.
• Registrazione di protocollo. Scendendo ancora più nello specifico, la registrazione di protocollo è definita come l’insieme di metadati che devono essere memorizzati dal registro di protocollo, al fine di tenere traccia di tutti i contenuti che vengono spediti o ricevuti da una pubblica amministrazione. L’associazione di queste informazioni (i metadati) ai documenti è permanente e non modificabile.
• Requisiti di sicurezza del protocollo informatico. Il sistema di protocollo informatico deve garantire, sempre e comunque, “l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti; la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati e/o a gruppi di utenti secondo la definizione di appositi profili; il tracciamento permanente di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore”.

Aggregazioni documentali e archivio

La pubblica amministrazione è tenuta, per legge, a documentare in maniera scrupolosa tutta la propria attività (e il protocollo informatico ne può essere considerata una prova). Attività da documentare tramite specifiche funzioni del sistema di gestione informatica, che si occupa di queste tipologie documentali.

• Fascicoli informatici. Nelle pubbliche amministrazioni, ogni AOO gestisce i flussi documentali tramite fascicoli informatici predisposti secondo il piano di fascicolazione. Semplificando il concetto, un fascicolo informatico potrebbe essere considerato come una sorta di “aggregatore” di documenti simili.
• Altre aggregazioni documentali informatiche. Durante lo svolgimento delle proprie attività, una PA può trovarsi a dover gestire aggregazioni diverse dal fascicolo informatico. Queste possono essere: serie documentale, ovvero singoli documenti accorpati in base alla tipologia; serie di fascicoli, costituite da più fascicoli accorpati.
• Registri e repertori informatici. I registri e i repertori informatici, così come albi, elenchi e ogni tipo di raccolta di dati su supporto informatico, sono realizzati “attraverso la generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati”.
• Archivio informatico. Un archivio informatico è il “luogo virtuale” che permette la corretta organizzazione e gestione dei documenti informatici. La struttura di un archivio informatico viene stabilita dal manuale di gestione documentale.

Il responsabile della gestione documentale

Come già accennato in precedenza, tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute a nominare un responsabile della gestione documentale. E ogni PA deve stabilire in maniera chiara e precisa quali sono le attribuzioni di questa figura (o del coordinatore della gestione documentale, ove nominato).

Nel capitolo 3 delle Linee guida, si può leggere che il responsabile della gestione documentale predispone:

Il manuale di gestione documentale relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso ai documenti informatici nel rispetto della normativa in materia di trattamenti dei dati personali ed in coerenza con quanto previsto nel manuale di conservazione.

Per avere maggiori informazioni su questa figura professionale:

Approfondimento: Responsabile della gestione documentale: le 5 funzioni principali

Linee Guida sulla conservazione

Uno degli scopi ultimi della corretta gestione dei documenti informatici è la conservazione di tali documenti, così che possano essere protetti e reperibili. Anche da questo punto di vista, le Linee Guida forniscono tutte le informazioni e le indicazioni di cui le pubbliche amministrazioni hanno bisogno.

Approfondimento: Linee Guida sulla conservazione dei documenti informatici: gli aspetti fondamentali