I documenti prodotti in formato digitale, senza che il sistema permetta l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale, possono essere avviati a conservazione sostitutiva? La procedura logica richiederebbe un processo lungo e paradossale: la stampa del documento su supporto cartaceo e la successiva scansione per digitalizzarlo.

Invece esiste un’altra via, molto più agevole e in linea con i principi che muovono verso la conservazione sostitutiva (risparmio di consumabili d’ufficio, eliminazione della carta, risparmio di tempo, etc.). La soluzione è nella produzione e conservazione dello spool di stampa, che permette di saltare il ritorno alla carta del documento nativo digitale. L’immagine dei documenti di rilevanza fiscale può essere acquisita attraverso questo sistema.

La conservazione sostitutiva attraverso lo spool di stampa, però, non è una procedura di conservazione sostitutiva pura. Per tale motivo, fino al termine della procedura di acquisizione dell’immagine e di apposizione di firma digitale e marca temporale, si richiede, nell’eventualità di controlli e per garantire l’esistenza giuridica del documento, la produzione cartacea dello stesso.

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