L’idea dell’ottimizzazione del Workflow documenti nasce per automatizzare tutti quei processi di gestione documenti ripetitivi e ridondanti. Tramite un progetto di questo tipo gli operatori inseriti nel flusso aziendale potranno essere liberi di gestire i propri documenti senza dover intervenire direttamente su di essi con una notevole semplificazione dei processi e una proporzionale riduzione dei tempi di gestione.

Per giungere ad un tale traguardo, però, il sistema di workflow documentale necessita di essere costruito e misurato sulle esigenze degli stessi operatori che si trovano ogni giorno a contatto con l’elaborazione e la trasformazione di quelli. Perciò le migliori aziende che forniscono questo servizio provvedono, prima di stabilire un sistema di gestione del flusso documentale, ad effettuare un’analisi approfondita presso il Cliente per individuare le principali aree di miglioramento e di ottimizzazione.

Attraverso questo tipo di intervento, le aziende sono in grado di individuare ed eliminare le attività ridondanti ed i documenti ancora circolanti in forma cartacea. Definita quindi tale operazione ed eseguita, a seguito dell’individuazione stessa del personale vicino alle risorse, il processo verso l’ottimizzazione del workflow documenti passa alla definizione delle macroaree di intervento come la ricezione della corrispondenza, il trattamento della corrispondenza (la sua protocollazione, classificazione e scansione), i controlli, lo smistamento e l’archiviazione.

Al termine di un tale processo un’azienda è in grado di accedere ad un workflow documenti ottimizzato e misurato non solo sulle proprie esigenze ma soprattutto sul proprio personale.

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Workflow documenti

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