Per quanto l’archiviazione sostitutiva stia iniziando a manifestarsi come un’alternativa di successo in sostituzione all’archiviazione fisica dei documenti, ad oggi ancora molte aziende si trovano a dover gestire ingenti quantità di documenti cartacei. A volte molte di esse non detengono le risorse interne necessarie per provvedere alla creazione e alla gestione di tali archivi per cui sono costrette a rivolgersi a servizi di outsourcing archivistico. Ma come scegliere il servizio giusto che renda una gestione sicura ed efficiente degli archivi in outsourcing?

Un buon servizio di outsourcing archivistico è in grado di garantire in ogni momento la ricerca, il prelievo, la consegna di un documento richiesto al cliente e il versamento agli Archivi di Stato. Inoltre, deve essere offerta e rispettata una corretta conservazione del patrimonio documentale, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto dei criteri di efficienza e economicità. Anche nella delicata fase di prelievo e trasporto un buon servizio di outsourcing archivistico deve poter garantire l’utilizzo di appositi contenitori che prevengano l’usura o il danneggiamentodei documenti, anche dovuto alla semplice “polvere”.

Infine, un servizio outsourcing deve offrire la completa disponibilità in qualsiasi momento dei documenti custoditi in archivio elo stesso processo di archiviazione deve provvedere ad una efficace catalogazione e classificazione dei documenti, quale condizione necessaria per una corretta ed efficiente gestione d’archivio.

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Outsourcing Archivistico

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