Per quanto l’archiviazione sostitutiva stia iniziando a manifestarsi come un’alternativa di successo in sostituzione all’archiviazione fisica dei documenti, ad oggi ancora molte aziende si trovano a dover gestire ingenti quantità di documenti cartacei. A volte molte di esse non detengono le risorse interne necessarie per provvedere alla creazione e alla gestione di tali archivi per cui sono costrette a rivolgersi a servizi di outsourcing archivistico. Ma come scegliere il servizio giusto che renda una gestione sicura ed efficiente degli archivi in outsourcing?
Un buon servizio di outsourcing archivistico è in grado di garantire in ogni momento la ricerca, il prelievo, la consegna di un documento richiesto al cliente e il versamento agli Archivi di Stato. Inoltre, deve essere offerta e rispettata una corretta conservazione del patrimonio documentale, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto dei criteri di efficienza e economicità. Anche nella delicata fase di prelievo e trasporto un buon servizio di outsourcing archivistico deve poter garantire l’utilizzo di appositi contenitori che prevengano l’usura o il danneggiamentodei documenti, anche dovuto alla semplice “polvere”.
Infine, un servizio outsourcing di archiviazione fisica dei documenti deve offrire la completa disponibilità in qualsiasi momento dei documenti custoditi in archivio e lo stesso processo di archiviazione deve provvedere ad una efficace catalogazione e classificazione dei documenti, quale condizione necessaria per una corretta ed efficiente gestione d’archivio.