Secondo quanto stabilito dall’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004, le aziende possono affidare in tutto o in parte la funzione di conservazione documentale sostitutiva in outsourcing. Vale a dire ad aziende che forniscono il servizio di conservazione dall’esterno.

La stipula di un contratto di outsourcing in questo ambito è un momento molto delicato dati i riflessi che questa funzione può avere, ad esempio, nel campo della responsabilità fiscale.

Dopo opprtune considerazioni da parte dell’azienda sulla propria struttura interna e sulla capacità di gestione di processi condivisi con l’outsourcer,  si potrà decidere di affidare all’esterno anche solo una parte della gestione della raccolta e conservazione documentale.

Il caso esemplare è quello della nomina di un responsabile interno del processo di conservazione che si occuperà di coordinare il lavoro con il partner esterno e di validare i processi di workflow documentale. In questo caso, la figura del responsabile della conservazione deve essere necessariamente presente ed è richiesta dalla norma affinché il processo e i documenti archiviati possano essere validi a fini amministrativi e fiscali.

I vari gradi di affidamento in outsourcing di questa funzione, prevedono l’opzione di affidamento all’esterno di tutto il processo. A partire dall’individuazione del responsabile della conservazione che verrà nominato tra i responsabili dell’azienda parnter specializzata nella conservazione sostitutiva.

Un’alternativa ulteriore è quella della definizione di un responsabile interno che, a sua volta, deleghi un responsabile esterno (presso l’outsourcer). In questo ultimo caso, dunque, il contratto di outsourcing prevederà anche la delega del responsabile della conservazione documentale sostitutiva.

In ogni caso, la scelta di un partner affidabile e competente risulterà essere una decisione strategica che permetterà all’azienda di poter usufruire di tecnologie e know how all’avanguardia.

Scopri i migliori servizi in outsourcing di conservazione documentale sostitutiva.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *