Mancata conservazione dei documenti fiscali: possibili problemi e come evitarli

La conservazione dei documenti non è un’opzione ma, in casi chiaramente indicati, un obbligo stabilito per legge. Sia le aziende sia le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi a tale obbligo e conservare la documentazione richiesta in modo che possa essere prodotta in caso di controllo o contenzioso.

La fattura elettronica è l’esempio più famoso ma non il solo caso di documenti che imprese e PA sono tenute a conservare per periodi di tempo stabiliti per legge. Ma cosa succede in caso di mancata conservazione dei documenti fiscali? Le conseguenze possono essere diverse, nessuna delle quali propriamente piacevoli. E per evitarle ci si può affidare ai professionisti della conservazione documentale.

Temi:

• Tempi di conservazione dei documenti aziendali
• Obbligo di conservazione dei documenti amministrativi
• Sanzioni e conseguenze
• Conservazione documentale in outsourcing

Tempi di conservazione dei documenti aziendali

Sui tempi di conservazione dei documenti aziendali, bisogna fare una precisa differenza (e, più avanti, si riporterà anche il riferimento al codice civile):

• In generale, alcuni documenti aziendali devono essere conservati per un periodo minimo di dieci anni;
• In caso di contenzioso o di controlli da parte degli organi competenti, il tempo di conservazione dei documenti aziendali può anche essere superiore al termine minimo di dieci anni.

Nel primo caso, se al termine della scadenza minima non si verifica niente che possa indurre a una conservazione per tempi più lunghi, i documenti aziendali possono essere eliminati.

Tabella di conservazione dei documenti aziendali

I principali documenti aziendali da conservare per il tempo minimo di dieci anni sono:

Libri contabili	Documenti contabili	Corrispondenza d’affari
libro giornale	fatture inviate	lettere
inventario	fatture ricevute	email
piano dei conti		SMS
libro mastro

Occorre specificare che l’elenco non è esaustivo ma è comunque esemplificativo del numero e tipologia dei documenti e delle scritture che ogni azienda dovrebbe conservare.

Conservazione documenti per 10 anni: il codice civile

Del resto, l’articolo 2220 del codice civile è chiarissimo su questo punto:

Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Il termine minimo di dieci anni è assolutamente perentorio.

Obbligo di conservazione dei documenti amministrativi

La conservazione dei documenti amministrativi è, in un certo senso, un tema a parte. Perché:

• Anche le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare i documenti fiscali per il tempo stabilito dall’articolo 2220 del codice civile;
• Per quanto riguarda, invece, la conservazione e l’eliminazione dei documenti e degli atti, ogni pubblica amministrazione dovrebbe dotarsi di un massimario di scarto (strumento che, semplificando, stabilisce cosa conservare e cosa invece eliminare).

Sanzioni e conseguenze

Le conseguenze per chi non conserva i documenti fiscali così come previsto dalla legge possono essere, essenzialmente, di tre tipi:

1. Probatorio

Se conservati correttamente e secondo quanto stabilito dalla normativa di riferimento, i documenti fiscali rappresentano una prova. Se invece non vengono conservati, in caso di contenzioso o di controllo da parte delle autorità competenti, tali documenti non possono essere addotti come prova.

Come si può leggere nell’articolo 2710 del codice civile:

I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.

Quindi, facendo un esempio, un imprenditore che non ha conservato i documenti fiscali non può dimostrare di aver effettuato un dato pagamento. Anche se, invece, quel dato pagamento lo ha effettuato.

2. Civile

Dal punto di vista civilistico, le conseguenze della mancata conservazione dei documenti fiscali sono specificate nell’articolo 9 del decreto legislativo del 18/12/1997 n. 471:

Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.

(Quello riportato è uno dei riferimenti normativi più importanti in materia. Nel corso dei prossimi mesi, comunque, la normativa potrebbe cambiare, quindi sempre meglio consultarsi con un professionista.)

3. Penale

Le conseguenze penali della mancata conservazione dei documenti fiscali costituiscono, senz’ombra di dubbio, l’aspetto più delicato. Premesso che, anche in questo caso, la normativa è ampia e sempre in fase di definizione, il più citato riferimento normativo in merito è rappresentato dall’articolo 10 del decreto legislativo del 10/03/2000 n. 74:

Salvo che il fatto costituisca più grave reato, è punito con la reclusione da tre a sette anni chiunque, al fine di evadere le imposte sui redditi o sul valore aggiunto, ovvero di consentire l’evasione a terzi, occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume di affari.

In pratica, la normativa equipara la mancata conservazione dei documenti fiscali all’occultamento/distruzione della contabilità.

Conservazione documentale in outsourcing

Perché correre il rischio di incappare in una di queste sanzioni? Per evitarle, basta rivolgersi a Bucap, esperto di gestione documentale: esternalizzando il servizio, sarà Bucap a farsi carico di tutte le incombenze e i problemi legati alla conservazione dei documenti fiscali.

Area Editoriale