Avere delle procedure e delle regole stabilite e condivise è fondamentale quando si opera nel mondo della conservazione e della gestione documentale. Per tale motivo, strumenti come il manuale di conservazione e il manuale di gestione hanno un’importanza cruciale: vediamo quali sono le differenze.
Manuale di conservazione
Come prima cosa, bisogna specificare cos’è la conservazione digitale. Si tratta dell’insieme di procedure e tecnologie che garantiscono autenticità, reperibilità, utilizzabilità e accessibilità dei documenti nativi digitali o digitalizzati a partire da un originale cartaceo. Ai documenti informatici vengono associati dei metadati che contengono le informazioni descrittive del documento stesso.
L’insieme delle procedure, delle tecnologie e delle attività da svolgere per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti è riportato e specificato all’interno del manuale di conservazione digitale. Sarebbe buona norma che ogni ente o aziende ne avesse uno, così da condividere tali modalità e procedure con tutti i dipendenti (nei casi previsti, il manuale di conservazione è obbligatorio per legge).
Manuale di gestione
Previsto dal DPCM del 3 dicembre 2013 (recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico”), il manuale di gestione del protocollo informatico riporta tutte le regole e le procedure da seguire per:
- Garantire il corretto funzionamento del servizio di protocollo informatico;
- Implementare i corretti flussi di gestione dei documenti (sia in entrata sia in uscita da un ente o un’azienda) e degli archivi.
Tra le diverse quanto fondamentali informazioni in esso riportate, ci sono la descrizione del workflow documentale, le misure di sicurezza, i formati da utilizzare, le regole di smistamento, le unità organizzative che devono essere coinvolte nei singoli passaggi.
I responsabili
La tenuta del manuale di conservazione e del manuale di gestione ricade su altrettante e distinte figure professionali, che sono, rispettivamente, il responsabile della conservazione digitale e il responsabile della gestione documentale.
