Tutti i segreti del manuale della conservazione sostitutiva
Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono le procedure aziendali che vengono attuate per procedere all’archiviazione e alla conservazione dei documenti in formato digitale.
La predisposizione di tale manuale non è richiesta dalla legge, ma è consigliata per tenere traccia di tutti gli elementi e le operazioni che concorrono alla funzione di conservazione sostitutiva oltre il know how del singolo responsabile della conservazione sostitutiva.
Ed è proprio a questo soggetto, secondo il CAD, che si richiede la predisposizione di tale manuale, al fine di definire i workflow documentali, l’architettura procedurale e l’infrastruttura informatica, così come le precauzioni di disaster recovery e di continuità operativa, a beneficio di una coerenza e trasparenza aziendale nella gestione documentale, così come a beneficio degli eventuali controlli da parte delle autorità pubbliche.
Nello specifico, nella bozza delle regole tecniche del nuovo CAD, si fa riferimento al manuale della conservazione sostitutiva, indicandone i punti fondamentali che devono essere presenti al suo interno:
- Identificazione dei soggetti che si sono succeduti nella responsabilità della conservazione sostitutiva. Qui si dovrà specificare anche il caso in cui la conservazione sostitutiva sia stata oggetto di delega, con l’indicazione di responsabili e funzioni;
- Struttura della funzione di conservazione documentale, con l’indicazione dei vari soggetti interessati dal processo;
- Tipi di documento sottoposti a conservazione sostitutiva e le eventuali eccezioni;
- Descrizione del processo di archiviazione e dell’utilizzo dei pacchetti di archiviazione;
- Processi di disaster recovery e continuità operativa;
- Produzione di duplicati o copie;
- Tempi e modalità della gestione documentale;
- Operazioni che richiedono la presenza di un pubblico ufficiale;
Questi punti sono, in grandi linee, i contenuti che l’articolo 8 della bozza delle regole tecniche d’attuazione del nuovo CAD richiedono nel caso di compilazione di un manuale di conservazione sostitutiva modello.
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