Manuale di gestione documentale: cosa prevedono le Linee Guida

La gestione documentale necessità di aggiornamenti costanti. Perché costanti sono le evoluzioni degli strumenti a disposizione, specialmente quando si parla di strumenti digitali. Ecco perché bisogna aggiornarsi costantemente e adeguare le proprie modalità di gestione e conservazione dei documenti ai cambiamenti della normativa di riferimento.

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno introdotto diverse novità. Molte delle quali riguardano il manuale di gestione documentale. O, per meglio dire, hanno razionalizzato e fatto chiarezza su un po’ tutti gli aspetti che riguardano questo strumento assolutamente obbligatorio in tutte le pubbliche amministrazioni.

Temi

• Cos’è un manuale di gestione
• Gli 8 aspetti da considerare
• Responsabile della gestione documentale
• Manuale di gestione e manuale di conservazione
• Esperti di gestione documentale

Cos’è un manuale di gestione

Il capitolo 3.5 delle sopracitate Linee Guida definisce il manuale di gestione documentale come lo strumento che:

Descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Al riguardo, vale la pena soffermarsi su tre dei concetti presenti nella definizione.

1. Sistema di gestione informatica dei documenti. Per sistema di gestione documentale informatica si intende “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti” (in sostanza, dell’intera struttura tecnologica necessaria per implementare la gestione elettronica dei flussi documenti)”.
2. Protocollo informatico. Il protocollo informatico è l’esecuzione delle operazioni obbligatorie di registrazione di protocollo tramite un software apposito, che è una parte fondamentale del sistema di gestione documentale.
3. Flussi documentali. Un flusso documentale è una procedura, stabilita e condivisa, la quale indica come gestire produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione ed eventuale cancellazione dei documenti. Un flusso può essere automatizzato attraverso l’applicazione di workflow documentali.

Tutti e tre questi elementi devono essere chiaramente definiti in un manuale di gestione documentale.

Gli 8 aspetti da considerare

Per la corretta realizzazione di un manuale di gestione documentale, le Linee Guida individuano e approfondiscono otto aspetti.

1. Aspetti organizzativi

Nel manuale di gestione documentale devono essere indicati:

• Le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la creazione e lo scambio/condivisione dei documenti all’interno e all’esterno di ciascuna specifica A00 (area organizzativa omogenea);
• Le unità responsabili della tenuta del protocollo e dell’archiviazione dei documenti in una AOO;
• Le regole di assegnazione e di eventuale inoltro dei documenti ricevuti;
• I criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso.

2. Formati dei documenti

Per quanto riguarda i formati dei documenti, le Linee Guida ne forniscono un elenco. Maggiori informazioni sono presenti qui:

Approfondimento: Documento informatico: le regole tecniche da seguire nella PA

Bisogna dire che l’elenco non è esaustivo: ogni PA (e, quindi, ogni AOO) può decidere, se ci sono delle motivazioni oggettive, di adottare dei formati specifici.

3. Protocollo informatico e registrazioni

Sempre nel manuale devono essere presenti le modalità di utilizzo del sistema di protocollo informatico in quanto componente del sistema di gestione informatica dei documenti. Allo stesso modo, devono essere presenti le indicazioni per:

• La registrazione delle informazioni annullate o modificate;
• L’utilizzo del sistema di emergenza;
• L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione;
• I metadati da associare ai documenti;
• Gli eventuali registri particolari.

4. Classificazione e selezione

Il piano di classificazione adottato nella PA (anche detto titolario di classificazione – semplificando, un insieme di categorie e sotto-categorie che servono a catalogare e archiviare i documenti dell’archivio corrente) deve essere integrato con informazioni “relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione”.

5. Formazione delle aggregazioni documentali

Un’aggregazione documentale è un’aggregazione di documenti informatici o fascicoli eseguita sulla base di caratteristiche omogenee per natura, per oggetto, per materia o in base alle funzioni dell’ente. Il manuale di gestione chiarisce come bisogna procedere per la formazione delle aggregazioni documentali.

6. Flussi di lavorazione dei documenti in uso

Nel manuale devono essere schematizzati e descritti i flussi di lavorazione dei documenti adottati nella pubblica amministrazione, anche “mediante la rappresentazione formale dei processi attraverso l’uso dei linguaggi indicati da AgID”.

7. Misure di sicurezza e protezione dei dati personali

Tutte le pubbliche amministrazioni devono individuare e adottare le opportune misure per garantire sia la sicurezza informatica sia la sicurezza dei dati personali dei cittadini.

8. Conservazione

In tutte le pubbliche amministrazioni, il piano di conservazione deve essere obbligatoriamente allegato al manuale di gestione documentale e deve contenere le indicazioni “dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate”.

Responsabile della gestione documentale

In ogni pubblica amministrazione, per ogni area organizzativa omogenea deve sempre essere nominato un responsabile della gestione documentale. Il suo compito principale è predisporre il manuale di gestione documentale “relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso ai documenti informatici”.

Per saperne di più:

Approfondimento: Responsabile della gestione documentale nella PA: ruolo e funzioni

Manuale di gestione e manuale di conservazione

A questo punto, vale la pena chiarire la differenza tra manuale di gestione e manuale di conservazione.

• Manuale di gestione. Come già detto, lo strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti.
• Manuale di conservazione. Nel manuale di conservazione sono contenute le procedure, le attività e le tecnologie per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti.

Esperti di gestione documentale

Per creare e implementare un manuale di gestione documentale a norma di legge, la soluzione migliore è sempre affidarsi ai professionisti del settore.

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