In ambiente digitale e ibrido, la gestione dei documenti e la looro conservazione non può prescindere da un corretto utilizzo dei metadati. I metadati sono dati che descrivono altri dati (o documenti nel caso degli archivi).

I metadati possono essere di molteplici tipologie, in particolare sono da segnalare i metadati amministrativi e gestionali.

• Cosa sono. I metadati amministrativi e gestionali, all’interno del sistema che si occupa della gestione dell’archivio digitale, permettono di incorporare, in un dato documento digitale, le informazioni fondamentali per permettere l’archiviazione del documento e la sua reperibilità nel lungo periodo. Tali informazioni possono essere, ad esempio, tipologia di file, autore e data di creazione.
• A cosa servono. Per definizione, nel mondo digitale l’informazione è labile e può essere soggetta a modifiche. È qui che intervengono i metadati amministrativi e gestionali: assegnando le informazioni fondamentali a ciascun documento, svolgono un ruolo importantissimo per la conservazione permanente degli oggetti digitali. Grazie ai metadati amministrativi, è possibile garantire autenticità e integrità del contenuto, risalire alle procedure di conservazione utilizzate, individuare i diritti di accesso a un dato documento.
• Gli standard. Per standard di metadatazione si intende un sistema condiviso che stabilisce regole uniche per la gestione dei metadati. In questo modo, gli esperti e gli operatori del settore possono ricorrere a una sorta di linguaggio comune per lo scambio di informazioni. Nel caso specifico dei metadati amministrativi, gli standard di riferimento sono essenzialmente tre: METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata Object Description Schema) e MAG (Metadati Amministrativi Gestionali).

Gli altri metadati. La “famiglia” dei metadati è completata da altri due nomi: i metadati descrittivi, che hanno la funzione di permettere la reperibilità del documento; i metadati strutturali, utilizzati per definire e descrivere la struttura intera di un documento (ad esempio, la divisione in paragrafi).