Mettere in ordine i documenti: come farlo in maniera professionale

La situazione nella quale in nessun ufficio, in nessun ente e, in generale, in nessuna attività lavorativa bisognerebbe mai trovarsi: gestire i documenti in maniera disordinata. Questo genera, ovviamente, confusione, per non dire caos. E il caos documentale si ripercuote negativamente sull’efficienza del lavoro svolto. Ma c’è una soluzione.

Un marasma di carte. File che non si sa bene su quale macchina si trovino né perché. Enorme difficoltà a reperire le informazioni che occorrono. Se, durante il normale svolgimento della giornata lavorativa, ci si rispecchia in una di queste tre situazioni, o in tutte, allora è venuto il momento di mettere in ordine i documenti.

E di farlo in maniera davvero professionale. Ovvero seguendo le prescrizioni imposte dalla legge e adottando tutte le best practice per rendere più efficiente la gestione documentale e, di conseguenza, il lavoro svolto quotidianamente.

Temi:

• Conservazione documenti: per quanto tempo?
• Organizzare i documenti in ufficio: 4 passaggi
• Tipi di archivio
• Gestione documentale Bucap

Conservazione documenti: per quanto tempo?

Svolgere il lavoro quotidiano in maniera efficiente è già un motivo più che valido per mettere subito in ordine i documenti. Ma ce n’è anche un altro, non meno importante: la legge, infatti, prevede che la conservazione dei documenti debba essere fatta per un preciso periodo di tempo. Tempo di conservazione che varia in base alla specifica tipologia di documenti che si vuole conservazione.

Ecco alcuni esempi:

• Parcelle professionali: 3 anni;
• Ricevute dei pagamenti delle tasse: 5 anni;
• Scritture contabili: 10 anni.

Conservazione dei documenti per legge

A questo punto è importante ribadire che i tempi di conservazione dei documenti sono stabili per legge: ad esempio, la conservazione dei documenti contabili è disciplinata dall’articolo 2220 del codice civile.

Questo perché, in caso di contenzioso, potrebbe essere richiesto di mostrare tali documenti come prova di un fatto, ad esempio di un avvenuto pagamento.

Organizzare i documenti in ufficio: 4 passaggi

Si è detto: organizzare i documenti in maniera professionale. Ci sono quattro semplici cose da fare. Semplici ma da non prendere sottogamba.

1. Fare un “inventario” dei documenti

Non si può procedere alla messa in ordine dei documenti né alla creazione di un archivio vero e proprio se prima non si sa, con precisione, cosa vada ordinato. Bisogna, in maniera preliminare, procedere con una sorta di inventario di tutti i documenti da conservare, così da stabilire:

• Quanti sono i documenti da conservare;
• Di che tipologia di documenti si tratti.

Esempio: i documenti da conservare comprendono scritture contabili, parcelle professionali, ricevute dei pagamenti delle tasse.

2. Individuare una ratio

Semplificando il concetto, per ratio si intende il motivo alla base della creazione di un dato archivio. Da questo passaggio preliminare si determinano poi tutte le scelte archivistiche successive. In linea di massima, basta rispondere a una domanda: perché creare un determinato archivio?

Esempio: creare un archivio specifico per le sole scritture contabili.

3. Dividere per categorie

Stabilito quale tipo di archivio creare e perché, c’è da decidere in che modo i documenti, al suo interno, debbano essere conservati. I criteri utilizzabili sono numerosi, tra i principali: ordine alfabetico, ordine numerico, ordine per anno.

Esempio: dividere le scritture contabili per anno.

Cosa fondamentale, il criterio, una volta scelto, deve essere applicato in maniera costante nel tempo, o si rischia che l’archivio stesso diventi, a sua volta, caotico e disordinato.

4. Scegliere dove conservare i documenti

La scelta del “luogo” (al punto successivo si capirà perché l’uso delle virgolette) dove conservare i documenti va ponderata con molta attenzione. Spostare un archivio, infatti, può rilevarsi oneroso. Quindi, che si tratti di ricorrere ai classici faldoni disposti su uno scaffale o a un più pratico ed efficiente server, bisogna fare un’accurata stima della produzione documentale giornaliera/settimanale/mensile/annuale.

Esempio: conservare le scritture contabili in un archivio digitale.

Tipi di archivio

Il “luogo” dove conservare i documenti può essere, fondamentalmente, di tre tipi:

Archivio cartaceo	L’archiviazione dei documenti cartacei necessita di: sistemi di classificazione e registrazione; appositi contenitori; spazi adeguati; attività di gestione; personale specializzato; specifici software.
Archivio digitale	Creare un archivio digitale significa ricorrere alla conservazione digitale (obbligatoria nella pubblica amministrazione, fortemente consigliata nel settore privato) e a sistemi di gestione documentale. In particolare, la conservazione digitale è l’insieme di regole e tecnologie che garantiscono l’inalterabilità e la reperibilità dei documenti digitali nel tempo.
Archivio ibrido	In questa tipologia di archivio coesistono documenti digitali e documenti cartacei: richiede delle soluzioni molto specifiche per poter essere gestito al meglio.

Gestione documentale Bucap

L’impegno e la buona volontà, per quanto necessari, spesso non sono sufficienti per mettere in ordine i documenti: il lavoro potrebbe essere davvero molto oneroso, oppure i documenti da conservare potrebbero richiedere delle specifiche soluzioni.

Per tutti questi motivi, è utile affidarsi a un esperto di gestione documentale come Bucap. Esternalizzando il servizio, sarà Bucap a prendersi in carico tutto l’onere di gestire i documenti, realizzando un piano di conservazione ad hoc, pensato cioè unicamente in base alle esigenze specifiche del richiedente.

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