È arrivato il momento giusto per la conservazione digitale: ecco i 7 indizi che lo rivelano
La digitalizzazione è un processo avviato verso il futuro e non ha intenzione di fermarsi. La grande spinta della dematerializzazione documentale nell’ambito della PA ha accelerato ancor di più questo trend e le organizzazioni e le imprese si stanno velocemente adeguando.
Conservazione digitale, archiviazione elettronica, gestione automatizzata e digitalizzata dei flussi documentali, fatturazione elettronica: questi sono tutti ambiti nei quali dovrebbe investire, già nel 2015, chi volesse consolidare, mantenere o aumentare la competitività della propria azienda.
Per chi non fosse convinto che sia il momento giusto per introdurre la digitalizzazione nell’azienda, ecco 7 indizi che lo convinceranno del contrario:
- L’amministrazione impiega più di 1 minuto a recuperare un documento – Se l’amministrazione della vostra impresa perde tempo nella ricerca di un documento, non può impegnarsi in compiti più proficui;
- La funzione della gestione documentale occupa troppo personale – Con la gestione documentale digitale il carico di lavoro amministrativo documentale si abbatte e siete liberi di reimpiegare il personale in funzioni più orientate alla produttività o al core business;
- Più di 2 documenti sono andati persi nello scorso anno – Grazie alla conservazione digitale il rischio di perdita dei documenti è pari a zero;
- Il patrimonio informativo è stato soggetto a violazioni interne o esterne – Con un buon sistema di gestione documentale si minimizzano i rischi di attacchi esterni e accessi non autorizzati ai documenti sensibili;
- La spesa per la cancelleria non è giustificata dall’attività dell’azienda – Se i conti della cancelleria per i vostri gusti sono troppo elevati, è arrivato il momento di digitalizzare;
- L’azienda ha bisogno di più spazi fisici – Immaginate quanto spazio potreste dedicare alla produttività qualora vi liberaste di quegli scaffali pieni di faldoni, quei fascicoli che affollano la stanza dell’archivio;
- Il business richiede un miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia nella risposta al cliente – Una gestione documentale efficiente è anche un miglioramento del servizio al cliente.
L’impresa ha bisogno di una “rinfrescata” a livello d’immagine – Un’azienda paperless è un’azienda moderna: un messaggio che non si fatica a trasmettere a clienti, partner e investitori.
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