In alcune organizzazioni (aziende private, PA, banche, compagnie e agenzie assicurative, e tante altre) il volume di documenti cartacei ed in particolare di pratiche non attive può diventare un problema. Lo spazio occupato e la gestione degli archivi cartacei possono immobilizzare risorse preziose e rendere il document managment una funzione poco efficiente. La soluzione è ricorrere a servizi di deposito e custodia documentale degli archivi cartacei. Un’esternalizzazione degli archivi che, se affidata a realtà dalla professionalità riconosciuta e dalla lunga esperienza come Bucap, ha un impatto minimo sulla possibilità di accesso alle pratiche archiviate e un’importante riflesso sulle risorse dell’organizzazione.
I 5 perché di un archivio cartaceo gestito da un servizio di outsourcing documentale
L’esigenza di ricorrere a un servizio di outsourcing documentale può non essere un’esigenza percepita da tutti i livelli organizzativi; soprattutto quando la gestione documentale è una funzione esclusiva e non centrale per il business della realtà. Tuttavia, la scelta di optare per un servizio di deposito e custodia documentale degli archivi cartacei può essere facilmente argomentata facendo leva sui motivi che rendono strategico l’affidamento all’esterno del management dei documenti analogici.
1. Riconquista degli spazi fisici – Il primo e più immediato effetto dell’affidamento a servizi di deposito documentale degli archivi cartacei dell’organizzazione è la liberazione dei locali precedentemente adibiti ad archivio.
2. Sicurezza di una conservazione a norma – Un servizio di custodia documentale professionale deve poter contare su ambienti adibiti a deposito documenti cartacei a norma e personale qualificato. Per questo, tra i valori aggiunti del servizio in outsourcing c’è la possibilità di liberare l’organizzazione dall’onere di adeguamento dei locali archivio e del personale.
3. Agevole consultazione pratiche chiuse – In poco tempo si può ricevere la pratica di cui è necessaria la consultazione senza dover impiegare personale in estenuanti ricerche e con la sicurezza di non aver perso neanche un allegato. Grazie al tracciamento dei documenti in entrata e al rapido servizio di picking e delivery, Bucap è in grado di farvi consultare le pratiche richieste in tempi brevissimi.
4. Ideale per lunga giacenza e trasferimento temporaneo – Che l’esigenza sia quella di una custodia di lungo periodo o di un deposito temporaneo degli archivi cartacei, il servizio in outsourcing di gestione documentale è la soluzione migliore in termini di budget e benefici.
5. Il deposito è un contratto a norma – Il servizio di deposito si basa su un contratto regolato dal Codice Civile (artt. 1766 – 1797). Quello tra depositario e depositante è, dunque, un rapporto sicuro e i contratti seguono standard con i quali si definisce ogni aspetto della custodia dei documenti e dei servizi accessori.
