Nominare i file e creare in archivio digitale ordinato: 5 criteri da seguire
Abbiamo già dato cinque preziose indicazioni per creare un archivio digitale che sia ordinato e facilmente consultabile. Dopo aver scelto i file che vi confluiranno, c’è una fase a dir poco fondamentale per il buon esito del lavoro: dare un nome ai file.
Come fare? Al riguardo, ci sono cinque diversi modi di strutturare i nomi dei file che vi saranno sicuramente utili.
- DATA_NOMEFILE. Si tratta di un criterio ottimo per chi, in una cartella, deve aggiungere costantemente nuovi file o se si ha sempre la necessità di sapere qual è l’ultima versione di un file senza per questo perdere le versioni precedenti. Un esempio potrebbe essere: 20170411_fatture-approvate.
- NOMEFILE_NUMERO. In questo caso, l’elemento distintivo è rappresentato dal numero. Con questo tipo di criterio, è subito possibile capire quante unità di un determinato item (termine generico) sono presenti all’interno del file. Un possibile esempio: fatture-approvate_15.
- NOMEFILE_REV_NUMERO. Soluzione indicata soprattutto negli uffici o per i professionisti dove più persone, in un dato periodo di tempo, lavorano a un determinato file. In questo modo, è possibile capire, fin da subito, qual è l’ultimo file rivisto. È importante che la numerazione sia progressiva e che tutte le persone coinvolte seguano questo criterio con grande attenzione. Ad esempio: pianificazione_rev_5.
- NOMEFILE_PARTE. Ci sono alcuni file che, per loro natura, possono essere scomposti in più parti divise tra loro. A ognuna di queste parti, può essere assegnata una risorsa. Un buon modo per gestire questi file è il criterio NOMEFILE_PARTE. Ad esempio: strategia-2017_obiettivi, strategia-2017_attivita. In questo modo, ogni risorsa può lavorare in maniera autonoma.
- REPARTO_NOMEFILE. Infine, il quinto criterio è ottimo per le aziende o gli studi professionali divisi in più reparti/settori. In questo modo, si individua subito a chi compete la lavorazione del file. Un esempio: risorse-umane_candidati-posizione.
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