Si è tenuta lo scorso 14 ottobre la VIII edizione di DIG.Eat 2015 “The endless paper. Nonostante tutto il digitale avanza”, l’evento nazionale sulla digitalizzazione firmato ANORC che si è svolto al Centro Congressi Fontana di Trevi. Un successo dal punto di vista del pubblico, con oltre 100 iscritti e 600 presenze effettive.

Nel corso della giornata vi sono state 5 tavole rotonde a cui hanno preso parte esponenti della PA e altri esperti del settore, trattando le tematiche digitali  a cui l’evento è dedicato e mettendo in luce problemi, esigenze e proiezioni. Come ha spiegato il presidente di ANORC Andrea Lisi, tra le esigenze più pressanti: la necessità di formare competenze digitali nei dirigenti della PA e del mercato, la semplificazione e l’omologazione della normativa in materia, la sanzione alle PA che non si adeguano alla normativa digitale e molto altro.

“È necessaria una presa di coscienza collettiva del fatto che per realizzare un progresso concreto in questo settore non serve una modernizzazione di facciata, non è utile dare una riverniciata digitale fatta di parole a vecchi processi – ha spiegato Lisi – occorre intervenire in profondità agendo al cuore dei vecchi sistemi, ripensandoli, e occorre ancora di più diffondere negli operatori del settore competenze digitali specifiche e sicure”.

Durante il DIG.Eat 2015 l’ANORC ha inoltre annunciato la nascita della coalizione nazionale ANORC dei conservatori accreditati, che riunisce i 23 conservatori associati ad ANORC e AIFAG (Associazione Italiana Firma elettronica Avanzata biometrica e Grafometrica) che hanno ricevuto l’accreditamento da parte di AgID, al fine “salvaguardare il mercato comune, alimentare una concorrenza leale, chiedere la presenza di regole certe per tutti e il loro rispetto”, ha proseguito Lisi.

Al DIG.Eat 2015 sono stati inoltre mostrati i primi dati dell’indagine condotta da ANORC sui siti web istituzionali dei principali Comuni italiani (20 Comuni capoluogo di Regione e altri 20 Comuni selezionati in base al numero maggiore di residenti). Uno studio volto a verificare lo stato di attuazione delle norme che disciplinano le modalità di pubblicazione online di dati e documenti pubblici.

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.