La normativa sull’archiviazione digitale
Era il lontano 2004, quando il Ministero dell’Economia e delle Finanze introdusse per Decreto la normativa relativa all’archiviazione ottica sostitutiva. I documenti cartacei, utilizzando lo strumento della firma digitale e la marcatura temporale potevano essere archiviati su supporto a lettura ottica con valore probatorio equiparato a quello dei documenti originali.
La legislazione quadro del Ministero è stata perfezionata dalle regole tecniche dettate dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (Cnipa, ora DigitPA) con la Delibera n° 11 del 19 febbraio 2004. La normativa Cnipa dava attuazione al Decreto presidenziale n445 del 2000, nel quale si prevedeva che le pa e i privati potessero rimpiazzare libri giornale, fatture, ddt, scritture contabili, dopo la digitalizzazione dei documenti nativi cartacei o il riversamento degli stessi in formato fotografico, tramite l’archiviazione ottica sostitutiva.
Le procedure previste dalla normativa Cnipa prevedevano, oltre le prassi per l’archiviazione digitale in regime di conservazione sostitutiva dei documenti digitali, anche le modalità di riversamento dei documenti, sia nativi digitali che digitalizzati.
Non restava, dunque, che definire uno standard che permettesse l’interoperabilità della conservazione sostitutiva, nonché le regole per la sicurezza della conservazione dei dati e la continuità operativa.
Tale standard è stato fornito dall’UNI, l’Ente nazionale italiano per la standardizzazione, con la norma UNI 11386:2010, Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali, conosciuta con l’acronimo di SinCRO. Le regole definite dall’UNI SinCRO mirano a fornire gli elementi operativi a corredo della legislazione precedente e a identificare uno schema dati al quale uniformarsi.
A queste norme fondamentali sulle quali si fondano l’archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva si accompagnano le varie circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate che si sono succedute nel tempo.
L’aggiornamento normativo e tecnico nel settore dell’archiviazione digitale è un onere che spesso le aziende e i professionisti preferiscono delegare ad aziende specializzate nell’outsourcing della conservazione sostitutiva.
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