La conservazione sostitutiva è quel processo che permette la conservazione della validità legale dei documenti in origine digitali o traslati dall’analogico al digitale. La digitalizzazione del documento è una pratica che rende alle aziende e alle istituzioni un notevole risparmio in termini di denaro e di spazi per l’archiviazione dei documenti.

Ovviamente questo processo è regolato da norme: prima tra tutte l’art. 44 del CAD. Questo prevede che la conservazione del documento digitale garantisca:

  • L’identificazione del soggetto che ha stilato il documento;
  • L’integrità del documento nel tempo;
  • Agevole reperibilità e leggibilità del documento e delle informazione identificative dello stesso;
  • Il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo del 30 giugno 2003, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B allo stesso.

Il processo di conservazione deve avvenire nel particolare mediante la memorizzazione dell’immagine del documento analogico e la sua acquisizione, oppure se il documento è stato creato digitalmente mediante la sola acquisizione, su di un supporto ottico. Sui documenti, o su di una evidenza informatica contenente le impronte di quelli, deve venire apposta la firma digitale e la marca temporale da parte del Responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo. Una volta concluso il processo sarà legittimata la distruzione dei documenti analogici.

Il formato stesso del documento è stato posto sotto normativa, la quale prevede che il documento possieda le caratteristiche dell’inalterabilità nel tempo e della staticità. A tale proposito il documento non dovrà contenere alcun codice eseguibile o macro che gli permetta di modificare il proprio contenuto al verificarsi di condizioni prestabilite. Il documento dovrà quindi possedere una formattazione del tipo PDF/A.

I documenti conservabili digitalmente in genere sono rappresentati da documenti contabili, dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti, documenti inerenti al rapporto di Lavoro, i registri e le polizze assicurative. Di grande importanza, questi documenti dovranno essere sempre resi disponibili e leggibili nel sistema di conservazione nel caso di una richiesta di controllo da parte dell’amministrazione, e successivamente rilasciati in formato cartaceo. L’amministrazione si preoccupa qui di considerare il processo avvenuto di conservazione sostitutiva e la congruenza di questo con le norme in vigore.

La durata legale della conservazione è stata stabilita nei dieci anni. I supporti utilizzabili sono supporti ottici e di storage che permettano in generale la corretta lettura dei documenti in essi contenuti.

Infine, tutto il processo deve essere posto sotto lo strettissimo controllo di un Responsabile della conservazione che avrà il compito di garantire un’implementazione a norma di legge del processo e sarà garante della buona riuscita della conservazione. Per legge esso può essere demandato all’esterno. Aziende come Bucap si occupano della completa gestione del processo di conservazione sostitutiva garantendo la massima efficacia del processo.

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