Linee guida AgID 2019: una panoramica sulle principali novità
Il tempo dedicato alla consultazione, tecnicamente, è scaduto due giorni fa. Autorevoli esperti del settore hanno espresso il loro parare e fatto le loro osservazioni. Adesso, c’è da aspettarsi che il documento colmerà una serie di lacune e, soprattutto, renderà più agevole e veloce il processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione e di digitalizzazione delle aziende.
Le nuove linee guida AgID diramate nel 2019 rappresentano un cambiamento di cui si sentiva il bisogno. Perché, anche se il processo di digitalizzazione è ormai in atto, la sua gestione richiede interventi mirati e precise norme/procedure da seguire. Novità, norme e procedure che riguardano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali.
Temi:
Consultazione ed entrata in vigore
Le nuove linee guida sono state messe in consultazione lo scorso 17 ottobre. Come previsto nel CAD, l’Agenzia per l’Italia digitale le adotta:
Previa consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta giorni.
Come già detto, il termine di trenta giorni è già scaduto e i pareri arrivati stanno per essere vagliati e valutati dall’AgID.
Sempre in base a quando stabilito da Codice dell’amministrazione digitale, le nuove linee guida si applicheranno dopo 180 giorni dalla loro entrata in vigore. Quindi, tra valutazioni, rettifiche e modifiche, le nuove linee guida dovrebbero diventare effettivamente valide a partire da settembre 2020.
Le nuove linee guida diventeranno effettive da settembre 2020
Le 5 principali novità
Lo scopo delle linee guida è:
Aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale […] concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo ad un “unicum” normativo che disciplini gli ambiti materiali sopracitati, nel rispetto della disciplina in materia di Beni culturali.
Partendo da tale presupposto, alcune delle principali novità introdotte dalle linee guida sono queste cinque:
1. Semplificazione normativa
Uno degli elementi più apprezzabili delle nuove linee guida è la proposta di semplificazione della normativa di riferimento in materia di creazione e conservazione dei documenti informatici. In particolare, sono stati abrogati e aggregati diversi testi normativi, tra i quali:
- DPCM 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici);
- DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione).
Il fine è:
Fornire un corpus normativo omogeneo e condiviso.
2. Nuove figure
Le linee guida introducono e ridefiniscono alcune figure professionali che apportano le loro competenze per una migliore gestione della creazione, della condivisione e della conservazione documentale. Si segnalano:
- Responsabile del servizio di conservazione: “coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore accreditato, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID”;
- Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione: “coordina i sistemi informativi all’interno del conservatore accreditato, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID”.
3. Aggiornamento dei formati
Un altro elemento accolto e valutato in maniera molto positiva riguarda l’aggiornamento dei formati. Aggiornamento reso necessario dalla continua evoluzione della tecnologia, specialmente delle tecnologie legate a Internet.
Infatti, sono considerati documenti anche quelli formati a partire da:
- Form compilati e inviati sul web;
- Moduli inviati da pagine web;
- Raggruppamenti di dati.
4. Conservazione sul territorio nazionale
Il quarto è uno dei punti più controversi, in quanto ha raccolto pareri contrastanti.
[…] i sistemi di conservazione delle Pubbliche Amministrazioni e i sistemi di conservazione dei conservatori accreditati […] prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscono un accesso ai dati presso la sede del Titolare dell’oggetto di conservazione e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite dalle presenti linee guida.
L’obbligatoria conservazione sul territorio nazionale potrebbe rappresentare un grosso limite all’erogazione di un servizio efficiente. Specialmente se si tiene conto che questa indicazione è palesemente in contraddizione al principio cloud first indicato nel Piano triennale 2019-21.
5. Certificazione di processo
L’allegato 3 delle nuove linee guida si sofferma in maniera più puntuale e più precisa sulla certificazione di processo, operazione fondamentale per tutti quei soggetti impegnati in una massiccia operazione di digitalizzazione dei documenti analogici.
Tali indicazioni riguarderanno sia i soggetti pubblici sia i soggetti privati che, impegnati in tale opera di digitalizzazione, vogliono che sia garantita la massima corrispondenza tra l’originale analogico e la copia digitale.
Approfondimento: Cos’è e quando serve l’attestazione di conformità: documenti analogici e digitali
Esternalizzazione del servizio
Infine, le nuove linee guida ribadiscono e rafforzano un concetto già presente nelle precedenti versioni: le pubbliche amministrazioni possono esternalizzare il servizio ma affidandosi unicamente a un conservatore accreditato AgID.
In particolare, i manuali di conservazione della pubblica amministrazione e del conservatore accreditato dovranno essere coordinati in alcuni punti nevralgici.
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