Studio legale: cosa sapere sull’obbligo di conservazione documenti

La conservazione dei documenti è un’attività che riguarda tutti gli ambiti lavorativi e, di conseguenza, anche quello legale. Che deve seguire una precisa normativa di riferimento.
Anche uno studio legale è tenuto all’obbligo di conservazione dei documenti. Ma quali documenti deve conservare? Per quanto tempo questa documentazione deve essere conservata? E con quali modalità?
Domande molto comuni tra tutti i professionisti che sono titolari o lavorano in uno studio legale. Qui di seguito si possono trovare le principali indicazioni e i più importanti riferimenti normativi da seguire.

Temi:

• Archiviazione dei documenti per uno studio legale
• Conservazione dei documenti per 10 anni: il Codice civile
• Tempi di conservazione degli atti amministrativi

Archiviazione dei documenti per uno studio legale

La conservazione delle pratiche e degli atti: 10 anni
Per l’archiviazione delle pratiche, innanzitutto, bisogna citare l’art. 2946 del Codice civile:

Salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni.

Questa potrebbe essere definita come una norma “di chiusura”, che si applica in tutti i casi in cui la legge non preveda né un tempo più lungo né un tempo più breve per la conservazione delle pratiche relative a una causa o un contenzioso.
In altre parole, il legale è tenuto a conservare tutti gli atti di un procedimento fino al momento in cui siano prescritti i termini e, di conseguenza, sia venuta meno la possibilità di proporre ricorsi o impugnazioni. Va detto che, per tutta la durata dei dieci anni, lo studio legale deve sempre essere pronto a restituire atti e documentazione ai propri clienti.
In realtà, il tempo minimo di conservazione lo si ricava “in negativo”, in quanto non c’è nessuna norma che permetta all’avvocato di disfarsi di atti e fascicoli prima dei dieci anni stabiliti dall’art. 2946 del Codice civile.

Prescrizioni presuntive

Oltre a quanto previsto dall’art. 2946 del Codice civile, bisogna citare almeno queste tre prescrizioni presuntive:

• 2954 del Codice civile: Si prescrive in sei mesi il diritto degli albergatori e degli osti per l’alloggio e il vitto che somministrano, e si prescrive nello stesso termine il diritto di tutti coloro che danno alloggio con o senza pensione.
• 2955 del Codice civile: Si prescrive in un anno il diritto: 1) degli insegnanti, per la retribuzione delle lezioni che impartiscono a mesi o a giorni o a ore; 2) dei prestatori di lavoro, per le retribuzioni corrisposte a periodi non superiori al mese; 3) di coloro che tengono convitto o casa di educazione e d’istruzione, per il prezzo della pensione e dell’istruzione; 4) degli ufficiali giudiziari, per il compenso degli atti compiuti nella loro qualità; 5) dei commercianti, per il prezzo delle merci vendute a chi non ne fa commercio; 6) dei farmacisti, per il prezzo dei medicinali.
• 2956 del Codice civile: Si prescrive in tre anni il diritto: 1) dei prestatori di lavoro, per le retribuzioni corrisposte a periodi superiori al mese; 2) dei professionisti, per il compenso dell’opera prestata e per il rimborso delle spese correlative (2); 3) dei notai, per gli atti del loro ministero; 4) degli insegnanti, per la retribuzione delle lezioni impartite a tempo più lungo di un mese.

Questi tempi di prescrizione sono specifici per determinati settori.

Il tempo di conservazione dei documenti

A tutto ciò, va aggiunto quello che legge già prevede sul tempo minimo di conservazione dei documenti. Ad esempio, le fatture (sia cartacee sia elettroniche) devono essere conservate per dieci anni, mentre va rispettato il tempo di conservazione minimo specifico per ogni tipologia documentale.

Archiviazione fisica e archiviazione digitale

Uno studio legale come può tenere i documenti che è chiamato a conservare? Per rispondere a questa domanda, bisogna innanzitutto fare una differenza.

• Archiviazione documenti cartacei. In questo caso, c’è bisogno di avere a disposizione degli spazi abbastanza ampi e, soprattutto, ben organizzati, che permettano di conservare tutta la documentazione necessaria per il tempo obbligatorio e nella più totale sicurezza: i documenti devono rimanere integri ed essere sempre reperibili.
• Archiviazione documenti digitali. Se dal cartaceo si passa ai documenti informatici, allora la soluzione migliore (per quanto non obbligatoria per gli studi legali) è sicuramente la conservazione digitale, l’unica a poter garantire l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.

In entrambi i casi, per implementare il più efficace sistema di archiviazione, meglio rivolgersi agli:

Esperti di gestione e conservazione documentale

Conservazione dei documenti per 10 anni: il Codice civile

Un altro dei più importanti riferimenti normativi per quanto riguarda la conservazione dei documenti contabili e fiscali è l’articolo 2220 del Codice civile. Il quale recita testualmente:

Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

In altre parole, anche gli studi legali sono tenuti a conservare le scritture contabili inerenti a una causa o a un contenzioso per un tempo minimo di dieci anni.

Tempi di conservazione degli atti amministrativi

Quali sono i tempi di conservazione degli atti amministrativi? La risposta è alquanto articolate ed è presente in questo approfondimento:

PA: come gestire la conservazione dei documenti amministrativi

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