La scelta di avvalersi di un servizio di outsourcing archivistico accomuna molti enti pubblici e privati che per affinità si trovano a dover gestire mensilmente grandi quantità di documenti. La principale agevolazione offerta da un tale servizio sta nel poter demandare la completa gestione dei processi di archiviazione ad aziende specializzate che ne ottimizzino i processi e ne dislochino la conservazione in spazi da loro stessi messi a disposizione. Quindi, se da un lato l’outsourcing archivistico è necessario per quelle attività che prevedono un’ingente produzione di documenti ma che non dispongono di spazi sufficientemente capienti per la conservazione, dall’alto esso si dimostra molto efficace al fine di raggiungere un processo snello e veloce di gestione, indicizzazione e conservazione dei documenti stessi.

A questo, oggi, con la determinazione di alcuni standard digitali per la documentazione, che ne garantiscono l’integrità e l’attendibilità nel tempo, le aziende che fino a poco tempo fa si limitavano a fornire il servizio su descritto, aggiungono la possibilità di usufruire di un servizio di outsourcing archivistico digitale. Aziende come la Bucap offrono un servizio assolutamente sicuro e in linea con gli ultimi provvedimenti europei in merito ad archiviazione documentale e a conservazione sostitutiva. L’outsourcing archivistico digitale consente di accedere ad un’ulteriore livello nella semplificazione e nello snellimento del processo di archiviazione e contemporaneamente ad una più immediata accessibilità dell’archivio così ottenuto. In breve questo processo prevede i momenti della smaterializzazione (trasformazione dei documenti cartacei in digitali), dell’indicizzazione e dell’archiviazione dapprima , per poi approdare al processo della dematerializzazione (che consente di produrre i documenti da archiviare direttamente in formato digitale).

Solo disponendo di sistemi di workflow documentale ad alto contenuto tecnologico le aziende che erogano il servizio di outsourcing archivistico possono così garantire ai loro clienti in una sola volta il massimo dell’efficienza nella gestione dell’archivio unitamente ad un’accessibilità completa e rapida dei suoi contenuti.

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Outsourcing archivistico

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