È anche conosciuto, nell’ambito del controllo su documenti e processi aziendali, con l’acronimo BPO. Che permette, a un’azienda o un ente, di usufruire di diversi vantaggi. Qual è, di preciso, il significato del termine outsourcing?

Il termine

Il termine inglese outsourcing, letteralmente, significa “approvvigionarsi di qualcosa all’esterno”. In italiano, outsourcing viene tradotto come “esternalizzazione” o, meno di frequente, come “dare in appalto a terzi”.

Quando si ricorre a questo servizio

L’outsourcing o esternalizzazione consiste nel “delegare” una parte delle attività aziendali (attività che possono andare dalla produzione alla gestione passando per l’amministrazione) a un soggetto terzo che se ne faccia carico. Di solito, si decide di ricorrere all’outsourcing quando:

• Mancano figure professionali con le necessarie competenze per svolgere quella funzione;
• Si preferisce allocare le risorse a disposizione su altri progetti;
• Si vuole evitare che l’azienda debba farsi carico dei vari costi di gestione (in termini non solo economici ma anche di tempo) di una determinata attività/funzione.

Esempi

Alcuni dei principali esempi di servizio in outsourcing sono:

• Servizi postali. Tramite l’esternalizzazione, la gestione sia della posta in entrata sia della posta in uscita viene demandata direttamente al fornitore del servizio.
• Conservazione digitale. Si tratta di un processo molto complesso e articolato che, oltretutto, richiede anche l’utilizzo di apposite infrastrutture informatiche. Inoltre, è un settore sempre in costante evoluzione, sia dal punto di vista normativo sia dal punto di vista tecnologico. Per tali motivi, sempre più aziende ed enti preferiscono esternalizzare il servizio.
• Logistica. Versatilità, sicurezza, rapidità, trasparenza, integrazione: questi sono i cinque vantaggi garantiti dalla gestione in outsourcing della legista aziendale e del magazzino.
• Back office. Esternalizzare di attività di produzione, sviluppo e amministrazione (necessarie tanto quanto la vendita di un prodotto o un servizio) permette all’azienda di focalizzare le risorse a disposizione unicamente sullo sviluppo del core business.
• Gestione archivi cartacei. Archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico sono le tre fasi di vita di qualunque archivio, e una loro corretta gestione richiede esperienza e competenza.