Che sia un PA o un’azienda, uno strumento per la gestione, la conservazione e l’eliminazione dei documenti è sempre necessario. Perché un’efficiente gestione documentale incrementa efficacia ed efficienza, e rende migliore il servizio erogato.
Il piano di conservazione è qualcosa di assolutamente obbligatorio in qualsiasi pubblica amministrazione (e sarebbe consigliato adottarlo anche in ambito privato). Cos’è, di preciso? Come funziona? E perché è così importante per la corretta gestione di un archivio?
Temi:
- Piano di conservazione (o massimario di scarto)
- Scarto archivistico
- Tempi di conservazione dei documenti
- Esperti di gestione documentale
Piano di conservazione (o massimario di scarto)
Il piano di conservazione (o massimario di scarto) è il documento che permette di gestire correttamente il ciclo di vita dei documenti. Dal punto di vista normativo, l’articolo 68 del dpr 445/2000 prevede che ogni pubblica amministrazione si doti di un:
Piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti.
Sono elenchi ufficiali in cui, con riferimento agli elementi che compongono l’archivio (categorie del titolario, serie di documenti etc.) vengono indicati, per ciascuno di essi, i periodi minimi di conservazione (ad es. cinque, dieci, venti anni), dopo i quali si può procedere alla loro eliminazione.
Grazie a questo strumento, l’archivio, anche quando esso venga gestito da sistemi di archiviazione digitale non verrà aggravato da documentazione non utile ai fini per i quali è stato creato.
Un piano di conservazione risulterà ancora più importante in ambiente digitale ove si fosse in presenza di un workflow documentale di grande entità.
Essendo stato pensato per ovvi motivi di praticità quando gli archivi erano prettamente cartacei, riducendo al minimo indispensabile il volume fisico dell’archivio stesso, la redazione di un piano di conservazione è una prassi che conserva la propria utilità, definendo la logica di archiviazione.
La valutazione del documento attraverso il piano di conservazione permetterà di verificarne la necessità di conservazione e il periodo minimo di archiviazione.
Scarto archivistico
Il ciclo di vita di un documento si divide in tre fasi:
- Archivio corrente: dove vengono archiviati i documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti;
- Archivio di deposito: dove vengono archiviati i documenti per il tempo di conservazione stabilito dalla legge;
- Archivio di deposito: dove vengono archiviati i documenti destinati alla conservazione permanente e alla consultazione data la loro importanza storico-culturale.
Per scarto archivistico si intende l’operazione di eliminazione di un documento da un dato archivio. Lo scarto archivistico avviene, solitamente nella fase di archivio definita di deposito e in particolare al momento del passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico. Le modalità con le quali si svolge lo scarto archivistico sono indicate nel piano di conservazione.
Tempi di conservazione dei documenti
Il piano di conservazione ha una certa “libertà” nel decidere quali documenti debbano essere conservati a quali scartati. Una libertà che, comunque, ha dei limiti ben precisi: la normativa, infatti, prevede che specifiche tipologie documentali debbano necessariamente essere conservate per un determinato periodo di tempo.
Giusto a titolo di esempio:
- Le assicurazioni devono essere conservate per cinque anni;
- Le fatture devono essere conservate per dieci anni;
- Il modello UNICO e il modello 730 devono essere conservati per dieci anni.
Senza contare un caso molto particolare: la conservazione delle cartelle cliniche è illimitata, quindi devono essere conservate per sempre.
Il piano di classificazione deve gestire lo scarto archivistico anche tenendo conto dei tempi minimi di conservazione dei documenti come previsti dalla normativa di riferimento.
Approfondimento: Conservazione dei documenti: per quanto tempo, quali sono e come fare
Esperti di gestione documentale
Come ideare e implementare il piano di conservazione più adatto alle esigenze di una PA o di un’azienda? La soluzione è rivolgersi ai professionisti del settore:
