Il piano di conservazione(o massimario di scarto) è il documento che vi permetterà di gestire correttamente il ciclo di vita dei vostri documenti. Sono elenchi ufficiali in cui, con riferimento agli elementi che compongono l’archivio (categorie del titolario, serie di documenti etc.) vengono indicati, per ciascuno di essi, i periodi minimi di conservazione (ad es. 5, 10, 20 anni), dopo i quali si può procedere alla loro eliminazione.

Lo scarto deve avvenire nell’archivio di deposito in vista del passaggio della documentazione all’archivio storico.

Grazie a questo strumento, l’archivio, anche quando esso venga gestito da sistemi di archiviazione digitale non verrà aggravato da documentazione non utile ai fini per i quali è stato creato.

Un piano di conservazione risulterà ancora più fondamentale ove si fosse in presenza di un workflow documentale di grande entità.

Essendo stato pensato per ovvi motivi di praticità quando gli archivi erano prettamente cartacei, riducendo al minimo indispensabile il volume fisico dell’archivio stesso, la redazione di un piano di conservazione è una prassi che conserva la propria utilità, definendo la logica di archiviazione.

A seguito di una corretta gestione del workflow documentale e della giusta protocollazione, la valutazione del documento attraverso il piano di conservazione permetterà di verificarne la necessità di conservazione e il periodo minimo di archiviazione.