Le pubbliche amministrazioni dovranno gestire il ciclo di vita dei documenti completamente in digitale. Lo stesso concetto di documento si amplia, arrivando a comprendere banche dati, mail e informazioni provenienti dai social network. I dati, quindi, dovranno essere archiviati in maniera completamente diversa rispetto al passato “cartaceo”.
Il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2019-21 stabilisce i nuovi principi che devono guidare il più generale processo di trasformazione digitale della PA. Uno di questi è il digital first: le pubbliche amministrazioni dovranno erogare servizi digitali by default. Ed è qui che entrano in gioco i poli di conservazione.
Temi:
- Scenario e definizioni
- Gli obiettivi
- Regole tecniche del documento informatico
- Conservazione digitale dei documenti
Scenario e definizioni
L’AgID delinea lo scenario in questo modo:
La conservazione digitale dei documenti della Pubblica Amministrazione, ad oggi, è diffusa solo parzialmente. Non tutti i documenti prodotti nel corso dell’attività amministrativa delle PA vengono inviati in conservazione e, a livello nazionale, non è ancora garantita l’interoperabilità tra i diversi sistemi di conservazione (i conservatori utilizzano infatti software di archiviazione differenti tra loro e manca un linguaggio comune che consenta il dialogo e l’interscambio di informazioni).
Per porre rimedio a questa situazione, nel Piano triennale 2019-21 è stata data grande importanza al ruolo dei poli di conservazione. Per la precisione, si tratta di quei poli strategici nazionali (PSN) che svolgono anche funzioni di conservazione.
PSN, conservatori accreditati e conservazione permanente
I poli strategici nazionali sono delle realtà virtuose e particolarmente efficienti nel panorama della pubblica amministrazione italiana. Il Piano triennale punta a valorizzare tali eccellenze, facendoli diventare, a tutti gli effetti, dei punti di riferimento per tutte le pubbliche amministrazioni.
Date queste premesse, le pubbliche amministrazioni, le quali sono obbligate a ricorrere alla conservazione digitale per tutti i documenti prodotti, avranno due possibilità.
- Per la conservazione digitale, rivolgersi, come sempre, ai conservatori accreditati AgID (“soggetti pubblici e privati che sono specializzati nell’offerta di servizi di conservazione per le pubbliche amministrazioni”);
- Per la conservazione permanente, rivolgersi ai poli di conservazione.
Cosa si intende per conservazione permanente?
Vale la pena spendere due parole sul concetto di conservazione permanente. Una porzione di documenti che sono ritenuti di importanza storica, per finalità collegate alla conservazione della memoria e per attività di ricerca e studio, deve essere conservata permanentemente. Questa funzione, attualmente, per gli archivi cartacei, ad esempio, è svolta dagli Archivi di Stato per gli organi pubblici dello stato. I poli di conservazione dovranno svolgere la medesima funziona per i documenti digitali.
Conservazione permanente: i documenti delle PA vanno conservati per sempre
Invece, la conservazione digitale, e di conseguenza i conservatori accreditati AgID, resta la soluzione per gestire i documenti correnti e i documenti da gestire in un archivio di deposito.
Gli obiettivi
In merito ai poli di conservazione, gli obiettivi stabiliti dal Piano triennale 2019-21 sono:
- Interscambio e interoperabilità. Definire regole tecniche, rete logica e normative che permettano il collegamento e lo scambio di informazioni tra sistemi differenti, e tra conservatori pubblici e privati accreditati.
- Gestione dei documenti. Fare in modo che tutti i sistemi di conservazione e tutti i conservatori possano gestire tutte le tipologie di documenti e di oggetti digitali prodotti dalle pubbliche amministrazioni.
- Punto di accesso unico. Realizzare un punto di accesso unico per tutti i documenti informatici della PA in conservazione, sia per AgID e Archivio centrale dello Stato (che svolgono funzione di controllo sulla documentazione) sia per i cittadini e le imprese (che hanno la necessità di accedere alla documentazione della PA in conservazione).
- Conservazione permanente. Abilitare la conservazione permanente della memoria della comunità nazionale e dello Stato.
Regole tecniche del documento informatico
Le regole tecniche per la realizzazione dei documenti informatici vogliono dare degli standard condivisi per la redazione e la validazione degli atti digitali nella pubblica amministrazione. Al riguardo, i punti principali da approfondire sono tre.
- Un documento digitale può essere realizzato: utilizzando degli specifici software; per acquisizione di un documento già esistente; per registrazione informatica di questi processi di condivisione/comunicazione dati; per raggruppamento di una serie di dati o registrazioni.
- I principali formati ammessi sono: DOC, HTML, PDF per i testi; XLS per i fogli di calcolo; GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG per le immagini; MP3, WAV per i file audio; MPG, MPEG, AVI, WMV per i video; EXE per gli eseguibili; ZIP, RAR per compressione; SMTP/MIME per email.
- I metadati sono dei dati che descrivono altri dati e permettono la descrizione, la ricerca, l’individuazione, la conservazione e la gestione dei dati digitali.
Conservazione digitale dei documenti
La conservazione digitale, cioè l’attività volta a proteggere e custodire gli archivi di documenti e dati informatici, si realizza attraverso il ricorso ai conservatori accreditati da AGID, soggetti pubblici e privati che sono specializzati nell’offerta di servizi di conservazione per le pubbliche amministrazioni.
Questo è quanto si può leggere nel testo integrale del Piano triennale 2019-21. Il ricorso a un conservatore accreditato AgID è garanzia di efficienza e affidabilità per tutto il processo di conservazione digitale. E Bucap è proprio conservatore accreditato AgID.
