Nell’affidare la gestione documentale in outsourcing, l’azienda, il professionista o la PA, dovrà poter contare su una serie di garanzie che, al di là della responsabilità giuridica, forniscano una sicurezza nell’ambito della privacy e della sicurezza dei dati trasmessi.

La prima garanzia alla quale affidarsi è la storia aziendale del nuovo partner. Gli addetti improvvisati alla gestione documentale e alla conservazione sostitutiva non possono contare sul know how, sulla professionalità e sulla strumentazione adeguata per fornire un servizio di adeguata qualità, soprattutto nei casi in cui l’accesso alle informazioni contenute nei documenti necessita di livelli differenziati di tutela per la privacy e per i dati sensibili.

Il partner dovrà essere specializzato nella gestione sicura delle informazioni; competenza che può essere acquisita solo a seguito di attente analisi sui rischi, sulla selezione accurata degli strumenti di gestione e sull’applicazione delle buone pratiche di disaster recovery.

Dalla qualità dell’organizzazione interna aziendale, al livello dell’operatività e del servizio offerto, il partner specializzato in gestione documentale si dovrà presentare in toto quale garanzia di riservatezza, integrità e flessibilità. Da ciò, la sicurezza della conservazione e la gestione delle informazioni e della privacy.

Le aziende che operano nel settore della gestione documentale, delle informazioni e dei dati sensibili possono, su base volontaria, attestare la qualità delle procedure impiegate attraverso la certificazione dell’applicazione delle relative norme standard internali (come la ISO 27000 sulla sicurezza dei dati).

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