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Il processo di riversamento nella conservazione documentale

Nel corso di un periodo di conservazione dei documenti, può ritenersi necessario trasferire il contenuto di un supporto ottico di memorizzazione a un altro. La procedura si chiama processo di riversamento. Tale esigenza può presentarsi, ad esempio, nel caso in cui sia necessario creare copie di backup.

L’operazione deve essere effettuata dal responsabile della conservazione, o da un suo delegato, e assume il nome tecnico di “processo di riversamento diretto“.

Anche se il riversamento diretto non prevede particolari iter formali da seguire, la norma prescrive che le informazioni riportate sul nuovo supporto non devono subire alcuna modifica.

In ciò, il riversamento diretto si contraddistingue dal “processo di riversamento sostitutivo“, nell’ambito del quale è prevista una modifica delle informazioni contenute dal supporto nel momento del “travaso”.

Questa ultima tipologia di riversamento risponde a un altro tipo di esigenza che attiene all’adeguamento e all’aggiornamento tecnologico dell’archivio contenuto dal supporto ottico di memorizzazione che si vuole abbandonare.

Il riversamento sostitutivo è disciplinato dalla norma, che definisce l’iter grazie al quale i documenti conservati mantengono valenza legale.

In questo caso, il ruolo del responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva prevede l’apposizione di una firma digitale e una marca temporale sull’insieme dei documenti o sulle impronte dei documenti soggetti a riversamento.

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