Proteggere i documenti aziendali: ecco come fare in 6 consigli

Quando si parla di protezione dei documenti aziendali, il più delle volte si pensa alla conservazione dei documenti digitali dagli attacchi informatici. Si dimentica che anche i documenti affidati alla carta sono esposti a rischi non meno reali e frequenti e che possono danneggiare irrimediabilmente gli incartamenti e le pratiche aziendali.

Le cause di deterioramento del supporto cartaceo sono le più varie: dagli agenti aggressivi, all’umidità, dagli attacchi di insetti infestanti a eventi imprevisti (incendi, calamità naturali, furti…). Per proteggere i documenti aziendali è importante seguire le migliori prassi per la tutela e preservazione documentale:

1. Acquisizione di competenze nella sicurezza degli archivi – Conoscere i rischi e sapere come agire rapidamente è fondamentale per limitare i danni inevitabili e prevenire quelli che possono essere evitati.
2. Attenzione ai documenti core – Alcuni documenti aziendali sono particolarmente importanti per l’amministrazione dell’azienda e per la continuità operativa. Tali documenti devono essere identificati, in modo da poter dedicare loro maggiore cura nella conservazione.
3. Copia in formato digitale – Poter contare su una copia digitalizzata dei documenti aziendali più importanti è fondamentale per conservare almeno le informazioni in esso contenute.
4. Archivio a regola d’arte – Locali e attrezzature per la conservazione dei documenti cartacei devono essere idonei e adatti a preservare i faldoni dai rischi più comuni (umidità, inondazioni, incendi, insetti).
5. Alla sicurezza dei documenti aziendali contribuisce tutta l’organizzazione – Piani di emergenza, prassi consolidate di gestione documentale e processi interni: ogni componente dell’organizzazione aziendale deve essere a conoscenza di ciò che è necessario fare per l’incolumità dei documenti. A iniziare dai processi di archiviazione anche delle pratiche correnti: la scrivania non è l’archivio giusto. A ciò si deve aggiungere anche la definizione di piani ispettivi per verificare lo stato di infissi, delle strutture dei locali archivi e dei sistemi di umidificazione-deumidificazione e riscaldamento.
6. Archiviazione fisica in outsourcing – Per poter contare su un servizio professionale di conservazione documentale in formato cartaceo, la soluzione è la conservazione in outsourcing.

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